ASSOCIATION DES REGISTRAIRES DES
UNIVERSITÉS ET COLLÈGES DU CANADA

Constitution et règlements

ARTICLE I – NOM

Le nom de l’association est « Association des registraires des universités et collèges du Canada » (ci-après, « l’Association »).

ARTICLE II – RAISON D’ÊTRE

  1. L’Association se charge de questions liées à l’administration collégiale et universitaire, y compris, sans toutefois s’y limiter, les admissions, les inscriptions, les examens, l’établissement des horaires, les relevés de notes, les systèmes, les dossiers, les calendriers, les prix et bourses, la liaison avec les écoles secondaires et toute autre activité ou entreprise qu’elle juge appropriée.
  2. Elle encourage, appuie et mène des études sur des sujets relatifs aux éléments énoncés à l’alinéa (a).
  3. Elle organise des ateliers destinés à l’échange de renseignements, au perfectionnement professionnel de ses membres et à l’élaboration de nouvelles procédures.
  4. Elle fait la promotion des idées de l’Association et collabore avec des ministères gouvernementaux, des organismes éducatifs et d’autres organisations pertinentes.

ARTICLE III – MEMBRES

Section 1 – Établissements membres

  1. Les établissements reconnus par l’Association des universités et collèges du Canada (AUCC) ou l’Association des collèges communautaires du Canada (ACCC), et qui ont réglé les droits annuels conformément au Règlement Isont des établissements membres de l’Association. Les établissements membres peuvent participer activement aux travaux de l’Association. Chaque établissement membre dispose d’une voix sur toutes les questions soumises à l’Association. Le Bureau du registraire ou Registrariat, ou l’équivalent, de chaque établissement participant désigne un membre régulier à titre de représentant ayant droit de vote au nom de l’établissement en question. Seuls les établissements membres ont droit de vote.
  2. La reconnaissance par l’AUCC ou l’ACCC n’est pas exigée pour les établissements membres en règle en date du 22 juin 1990.

Section 2 – Membres réguliers

Le bureau du registraire, ou l’équivalent, de chaque établissement participant peut désigner autant de membres réguliers qu’il le souhaite, conformément au Règlement I.

Section 3 – Membres associés

Les représentants professionnels d’organismes éducatifs ou d’établissements non admissibles à titre d’établissements membres peuvent faire une demande d’adhésion à titre de membre associé, laquelle doit être approuvée par le comité exécutif. Ces organismes ou établissements peuvent désigner autant de membres associés qu’ils le souhaitent, conformément au Règlement I. Les membres associés peuvent prendre part aux ateliers et aux assemblées générales de l’Association, mais n’ont pas droit de vote et ne peuvent occuper aucune fonction administrative.

Section 4 – Membres honoraires

Les membres honoraires sont des personnes sélectionnées par le comité exécutif qui ne sont plus admissibles à titre de membres réguliers et qui ont rendu des services appréciables à l’Association. Ils sont invités en permanence à prendre part aux réunions de l’Association et à continuer à s’intéresser aux activités de l’Association. Les membres honoraires n’ont pas droit de vote et ne peuvent occuper aucune fonction administrative.

Tout établissement membre ou membre régulier de l’Association peut recommander au comité exécutif la nomination d’un membre honoraire, conformément aux exigences du Règlement IV, Section 5 – Membres corporatifs.

Les membres corporatifs sont des organisations qui fournissent des produits et/ou des services qui aident les membres de l’Association à s’acquitter de leurs fonctions et responsabilités, et qui souhaitent participer aux activités de l’Association à titre de membres sans droit de vote. Le comité exécutif peut approuver la nomination de sociétés désireuses de devenir membres de l’Association, et détermine l’étendue et le type de participation de ces dernières.

ARTICLE IV – EXERCICE

L’année d’exercice de l’Association est du 1er juillet au 30 juin.

ARTICLE V – COMITÉ EXÉCUTIF

Section 1 - Composition

Le comité exécutif est composé des membres suivants :

  1. Présidente ou président
  2. Ancienne présidente ou ancien président (membre d’office)
  3. Vice-présidente ou vice-président
  4. Secrétaire/trésorière ou secrétaire/trésorier
  5. Cinq représentants régionaux – un de chacune des régions suivantes : provinces de l’Atlantique, Québec, provinces de l’Ouest; et deux de l’Ontario.
  6. Aucune région ne peut compter plus de trois représentants au sein du comité exécutif au cours d’un même mandat.
  7. Le comité exécutif peut, de temps à autre, inviter des membres individuels de l’ARUCC à prêter main-forte au comité exécutif sur des questions ou des projets spécifiques. Ces personnes n’ont pas droit de vote au sein du comité exécutif.

Section 2 – Élection des dirigeants

  1. La présidente ou le président est habituellement la vice-présidente ou le vice-président du mandat précédent. La vice-présidente ou le vice-président est nommé les années paires par les régions de façon rotative, selon la séquence suivante : provinces de l’Ouest, Ontario, Québec, provinces de l’Atlantique.
  2. L’ancienne présidente ou l’ancien président immédiat est habituellement la présidente ou le président du comité des candidatures. Cette dernière ou ce dernier nomme quatre autres membres, soit un de chaque région.
  3. Un minimum de deux mois avant la date de l’assemblée générale, le comité des candidatures distribue, aux comités exécutifs appropriés des associations régionales de registraires (WARUCC, OURA, CRALO, CREPUQ et AARAO), une invitation à présenter des candidatures au poste de vice-présidente ou vice-président et/ou de représentante régionale ou représentant régional, ainsi que des candidatures au poste de secrétaire/trésorière ou secrétaire/trésorier.
  4. Advenant la candidature de plus d’une personne au poste de secrétaire/trésorière ou secrétaire/trésorier, le comité des candidatures sélectionne une personne pour la liste des dirigeants devant être présentée à l’assemblée générale.
  5. Les candidatures proposées par les participantes et participants à l'assemblée générale sont aussi acceptées. Si deux personnes ou plus sont candidates à quelque poste que ce soit, l’on procède immédiatement à un vote, par établissement, seuls les établissements membres présents à l’assemblée générale ayant droit de vote. Les dirigeants du comité exécutif sont élus par simple majorité des membres présents et habilités à voter.
  6. Le scrutin fait l’objet d’une supervision et les votes sont compilés par un minimum de deux (2) membres réguliers nommés par le comité exécutif.
  7. Tout membre du comité exécutif doit être désigné à titre de membre régulier par un établissement membre de l’Association.

Section 3 - Fonctions

Voici les fonctions du comité exécutif et de ses membres :

     a.

  1. agir au nom de l’Association;
  2. déterminer le lieu et l’heure de l’assemblée générale de l’Association, conformément au Règlement III;
  3. rendre compte à l’assemblée générale;
  4. établir des comités d’étude, des groupes de travail et/ou des commissions aux fins de préparation de rapports, de documents de consultation et de recommandations pour examen par l’Association;
  5. faire rapport des décisions de l’Association aux ministères gouvernementaux, aux autorités éducatives et aux autres organismes pertinents.
     b.
  1. La présidente ou le président préside toutes les réunions de l’Association et du comité exécutif et est membre d’office de tout comité ou de toute commission de l’Association, à l’exception du comité exécutif. En règle générale, la présidente ou le président assume le rôle de porte-parole officiel de l’Association.
  2. La vice-présidente ou le vice-président devient normalement la présidente ou le président, à la fin du mandat de la présidente ou du président précédent. La vice-présidente ou le vice-président assume le rôle de présidente ou président en cas de vacance de ce poste et, en l’absence de la présidente ou du président, préside et assume les fonctions de présidence. La vice-présidente ou le vice-président assume également les fonctions de chef des communications, avec la responsabilité (entre autres médias) de l’entretien et de la promotion du site Web de l’ARUCC. La vice-présidente ou le vice-président exerce les fonctions et tâches attribuées par la présidente ou le président ou le comité exécutif.
  3. L’ancienne présidente ou l’ancien président exerce la fonction de présidente ou président du comité des candidatures conformément à l’article V, section 2b. L’ancienne présidente ou l’ancien président dirige les activités de développement et de maintien des membres corporatifs de l’Association, est responsable de la sollicitation, auprès des membres, de candidatures de membres honoraires, et s’acquitte des fonctions et tâches attribuées par la présidente ou le président ou comité exécutif.
  4. Le (la) secrétaire/trésorier(ère) tient un procès-verbal ou un compte rendu des réunions de l’Association et du comité exécutif, et distribue à chaque établissement membre le procès-verbal des assemblées générales, et à chaque membre du comité exécutif le procès-verbal des réunions du comité exécutif. Le (la) secrétaire/trésorier(ère) est le dépositaire de tous les dossiers et procès-verbaux de l’Association, sauf ceux conservés par d’autres personnes, tel que stipulé par une résolution de l’Association. Le (la) secrétaire/trésorier(ère) maintient et met à jour les listes de membres de l’Association et les fait circuler, au besoin. Le (la) secrétaire/trésorier(ère) s’assure d’aviser en temps opportun la présidente ou le président et le comité exécutif de toute échéance et date limite prévue dans la constitution et les règlements.
  5. La secrétaire/trésorière ou le secrétaire/trésorier est responsable de tous les actifs détenus ou gérés par l’Association et est responsable de leur dépôt dans une institution financière reconnue, telle que désignée par le comité exécutif. La secrétaire/trésorière ou le secrétaire/trésorier se charge du maintien d’états financiers exacts et vérifiables et de la présentation d’un bilan aux membres lors des assemblées générales.
  6. En règle générale, les représentants régionaux, en leur qualité de membres du comité exécutif, sont tenus d’assister à toutes les réunions du comité exécutif, afin de faciliter la communication entre l’ARUCC et leur région respective, d’aider au développement de l’Association et de représenter les intérêts de leurs commettants. Les représentants régionaux agissent  à titre de personnes-ressources du comité exécutif de l’Association, contribuent au bulletin d’information de l’Association et assument d’autres fonctions pouvant leur être attribuées par la présidente ou le président.

Section 4 – Mandat

Les membres du comité exécutif demeurent en fonction à partir de la levée de la séance de l’assemblée générale au cours de laquelle ils sont élus jusqu’à la levée de la séance de l’assemblée générale au cours de laquelle leurs successeurs sont nommés. Les membres du comité exécutif peuvent être mis en candidature pour des mandats subséquents. En règle générale, les représentants régionaux demeurent en fonction pour deux mandats de deux ans, et ce, de façon rotative, les représentants des provinces de l’Atlantique et de l’Ontario étant remplacés lors d’une année bissextile et les représentants du Québec et des provinces de l’Ouest étant remplacés deux ans plus tard.

Section 5 – Postes vacants

Le comité exécutif a le pouvoir, entre les assemblées générales, de combler tout poste devenu vacant.

Section 6 - Quorum

Le quorum du comité exécutif correspond à la majorité de ses membres.

Section 7 – Réunions du comité exécutif

Normalement, le comité exécutif se réunit au moins trois fois l’an. En règle générale, l’une de ces réunions a lieu lors d’un congrès régional ou national.

Section 8 – Dépenses du comité exécutif

Les dépenses des réunions du comité exécutif, autres que celles qui coïncident avec le congrès national, sont assumées par l’Association, si nécessaire. Les dépenses du personnel-ressource invité par le comité exécutif peuvent être défrayées par l’Association, sous réserve de l’approbation du comité exécutif.

Nota : les dépenses des membres du comité exécutif qui participent à des congrès régionaux sont assumées par l’Association, sauf pour ce qui est des membres exécutifs de la région en question.

ARTICLE VI – MODIFICATIONS

Section 1

La présente constitution peut être modifiée lors de toute assemblée générale ou par un scrutin par courrier.

  1. Une majorité des deux tiers des établissements membres présents et habilités à voter est exigée, pourvu qu’un avis de la modification proposée ait été envoyé par le comité exécutif à chaque établissement membre, et ce, au moins soixante jours civils avant la tenue de l’assemblée générale ou la date limite du retour des bulletins de vote.
  2. Une modification non proposée conformément à l’article VI a) avant une assemblée générale peut être adoptée par les quatre cinquièmes des établissements membres présents et habilités à voter.

RÈGLEMENTS

RÈGLEMENT I – DROITS

Section 1

Le comité exécutif présente des recommandations relativement aux droits exigés des établissements membres lors de l’assemblée générale, aux fins de ratification par l’Association. Le barème des droits est revu à la fin de chaque période de six ans, la première revue ayant lieu avant l’assemblée générale de 2002.

Section 2 – Membres institutionnels

À compter du 26 juin 2002, les revenus d’exploitation provinciaux rapportés à Statistique Canada pour chaque établissement membre au cours de l’exercice 2000-2001 déterminent les droits institutionnels de base. Les droits institutionnels sont ajustés sur une base annuelle, le 1er juillet, par l’indice moyen des prix à la consommation (IPC) des douze mois précédents, afin de déterminer les droits institutionnels de base de l’année subséquente.

Pour les nouveaux établissements membres, les droits sont établis en prenant comme point de repère le résultat d’exploitation total de 2000-2001 d'un établissement comparable déjà membre, à titre de membre régulier.

Section 3 – Membres associés

Les droits des membres associés et le nombre de personnes que chaque établissement/organisation peut déclarer à titre de membre associé est déterminé par le comité exécutif de temps à autre.

Section 4 – Membres corporatifs

Les droits des membres corporatifs et le nombre de représentants individuels sont déterminés par le comité exécutif de temps à autre.

Section 5

Congrès biennal – Des droits d’inscription, basés sur les coûts du congrès, sont déterminés par le comité du congrès et soumis aux fins d’examen et d’approbation par le comité exécutif. Les droits d’inscription des personnes nommées à titre de membres honoraires sont défrayés par l’Association.

Section 6

Le comité exécutif peut, de temps à autre, approuver des frais divers exigés pour services spéciaux aux membres ou non-membres.

RÈGLEMENT II – ASSEMBLÉES GÉNÉRALES

Section 1

L’assemblée générale de l’Association se tient tous les deux ans.

Section 2

L’assemblée générale de l’Association a lieu à la date et à l’endroit approuvés par le comité exécutif, normalement lors du congrès biennal.

Section 3

En cas d’urgence, le comité exécutif est habilité à reporter ou annuler une assemblée générale.

Section 4

Un avis final de l’assemblée générale de l’Association et l’ordre du jour de cette dernière sont envoyés à tous les établissements membres, et ce, au moins soixante jours avant la date de l’assemblée.

Section 5

Le comité exécutif fixe le lieu de l’assemblée générale de façon rotative parmi les quatre régions : provinces de l’Atlantique, Québec, Ontario et provinces de l’Ouest.

Section 6

Lors de toute assemblée générale de l’Association, les établissements membres possèdent un vote, lequel est exprimé par leur représentant présent et inscrit.

Section 7

Le quorum d’une assemblée générale équivaut à 20 % des établissements membres. Toutes les questions découlant d’une telle réunion sont décidées par la majorité des suffrages exprimés. En cas d’égalité, la présidente ou le président exprime le vote décisif.

RÈGLEMENT III – CONGRÈS BIENNAL

Section 1

Le comité exécutif attribue l’organisation du congrès biennal à chaque région de façon rotative.

Section 2

En collaboration avec l’association régionale, la présidente ou le président de l’ARUCC établit un comité de planification du congrès chargé de l’organisation du congrès biennal. La présidente ou le président, ou son mandataire, rend compte des activités de planification du congrès au comité exécutif de l’ARUCC.

Section 3

Le comité exécutif examine et approuve les budgets, les droits d’inscription proposés, la programmation et les arrangements locaux du congrès biennal.

Section 4

Les droits d’inscription du congrès biennal sont fixés par le comité du congrès et soumis aux fins d’examen et d’approbation par le comité exécutif de l’ARUCC. Une dispense des droits d’inscription des candidates et candidats à titre de membres honoraires est accordée par l’Association.

Section 5

L’ARUCC assume l’entière responsabilité de la gestion financière du congrès, en collaboration avec les associations régionales des territoires où se tient le congrès biennal. L’ARUCC négocie avec les associations régionales afin de déterminer le partage des revenus et déficits nets du congrès biennal.

Section 6

Le comité de planification du congrès est tenu de produire par écrit un rapport – lequel comprend les recettes/dépenses finales, le nombre de participants et des recommandations en vue du prochain congrès biennal – au comité exécutif de l’ARUCC, et ce, au plus tard six mois après la clôture du congrès.

RÈGLEMENT IV – SÉLECTION DES MEMBRES HONORAIRES

Section 1

Les mises en candidature des membres honoraires devraient être accompagnées d’une liste complète de leurs contributions à l’Association. Ces dernières peuvent comprendre : les services rendus à titre de membre et/ou de dirigeant(e) au sein du comité exécutif; la participation active aux comités de planification de congrès biennaux; la participation à titre d’animatrice/animateur, de présidente/président, de rapporteuse/rapporteur lors de congrès; les services rendus à titre de membre d’un groupe de travail de l’Association; la participation active aux activités d’une association régionale.

RÈGLEMENT V – COMMUNICATION

Section I – Communication officielle

Toute communication exigée en vertu de la constitution et des règlements ou aux fins de fonctionnement général, peut être assurée par voie électronique, laquelle est considérée comme étant officielle.

Section 2 – Site Web

La vice-présidente ou le vice-président assume les fonctions de chef des communications, avec la responsabilité rédactionnelle du site Web de l’ARUCC. Avec le soutien de la présidente ou du président, la vice-présidente ou le vice-président peut nommer une corédactrice ou un corédacteur parmi les membres du comité exécutif de l’ARUCC, si nécessaire.

La responsabilité de la soumission du matériel publié dans le site Web est assurée conjointement par la présidente ou le président et les représentants régionaux.

Sous la direction de la vice-présidente ou du vice-président, le site Web de l’ARUCC est maintenu en tant que ressource complète et à jour pour les membres. La vice-présidente ou le vice-président organise le contenu sur une base mensuelle, histoire de s’assurer que le site Web soit actuel et permette de faciliter les communications entre les membres. Les membres sont avisés des nouveaux contenus du site Web au moins quatre (4) fois par année, par l’entremise de la liste de diffusion ou de quelque autre moyen de communication. La vice-présidente ou le vice-président doit également s’assurer que le site Web demeure actuel et robuste sur le plan technologique.

Un budget, préparé par la vice-présidente ou le vice-président et détaillant les dépenses de production du site Web, doit être présenté annuellement aux fins d’approbation par le comité exécutif.

Section 3 – Répertoire des membres

Un répertoire des membres de l’association est publié et mis à jour par la secrétaire/trésorière ou le secrétaire/trésorier, sous la direction de la vice-présidente ou du vice-président; accessible depuis le site Web de l’Association, il comprend une liste des membres actuels, y compris l’adresse de leur établissement et leur adresse électronique, ainsi que d’autres renseignements relatifs à l’Association, tels que déterminés par le comité exécutif de temps à autre. Il est de la responsabilité de tout membre de s’assurer de l’exactitude des renseignements à son sujet compris dans le répertoire des membres.

RÈGLEMENT VI – MODIFICATIONS

Section 1

Les présents règlements peuvent être modifiés lors de toute assemblée générale ou par vote électronique.

  1. Une majorité de membres votants est exigée, pour autant qu’un avis de la modification proposée ait été communiqué par le comité exécutif à chaque établissement membre, et ce, au moins soixante jours civils avant la tenue de l’assemblée générale ou la date limite du retour des bulletins de vote.
  2. Une modification non proposée conformément au paragraphe a. du Règlement VI avant une assemblée générale peut être adoptée par les quatre cinquièmes des établissements membres présents et habilités à voter.