Dernières nouvelles du comité exécutif de l’ARUCC

Soumises par Joanne Duklas, vice-présidente, ARUCC et registraire de l’Université York

Ces derniers mois, votre comité exécutif de l’ARUCC a compilé des renseignements recueillis par l’entremise d’un sondage auprès des membres, de groupes de discussion et d’une retraite stratégique. L’objectif consistait à définir la vision de l’ARUCC pour les quatre à six prochaines années en tenant compte des nombreux commentaires des membres. De février 2008 à avril 2009, les membres du comité exécutif ont participé, en personnes et en ligne, à diverses initiatives visant à recueillir leurs opinions sur la direction que devrait prendre l’organisation pour les années à venir.

Des représentants de 68 institutions ont répondu au sondage en ligne, ce qui correspond à 50 % des membres institutionnels. La majorité des réponses provenaient de l’Ontario, puis du Québec, suivies de près par la Colombie-Britannique et l’Alberta. 75 5 des répondants étaient registraires et plus de 52 % travaillaient dans des institutions ayant une population étudiante de plus de 10 000 étudiants.

Lien vers les résultats du sondage : anglais Lien vers les résultats du sondage : français

Tous les résultats sont accessibles en ligne, mais en général, les répondants ont manifesté un intérêt marqué envers :

l’importance d’avoir une base de connaissances solide en matière de gestion stratégique de recrutement (GSR)

• l’obtention d’une formation spécialisée en gestion stratégique de recrutement
• une formation en gestion stratégique de recrutement de meilleure qualité au Canada.

Les tendances bien connues ayant une incidence sur le secteur postsecondaire sont ressorties dans le sondage de l’ARUCC : les exigences du gouvernement en matière de conformité; l’évolution des caractéristiques démographiques; les attentes uniques de la part des collectivités; et la concurrence étant les principaux défis. Il n’est donc pas surprenant que la plupart des répondants aient dit manquer de ressources. Les questions de mobilité ont été soulevées comme un problème pour le secteur.

Les implications pour le secteur confirment les constats d’autres études et indiquent qu’on doit accorder plus d’importance au besoin des institutions d’élaborer des stratégies raffinées en matière de recrutement et de rétention, et de programmes et curriculums uniques et novateurs, et de s’efforcer davantage à aligner plus étroitement leurs frais et leurs ressources à leurs principales missions institutionnelles.

Les membres ont exprimé leur désir de bénéficier d’une formation professionnelle plus avancée et directement axée sur la planification stratégique relative au marché ou, pour plusieurs, sur la gestion stratégique de recrutement. Ils ont mentionné le besoin d’un processus d’accréditation pour les directeurs du recrutement canadiens et le désir d’avoir plus d’occasions de se regrouper entre professionnels pour partager leur expertise. Ils aimeraient aussi savoir comment recueillir et interpréter des données pertinentes pour les aider à prendre des décisions. Ils ont aussi mentionné leur intérêt envers une formation en leadership. ce qui est intéressant puisqu’ils ont mentionné le besoin d’acquérir des compétences transférables plus poussées afin de mieux naviguer dans un environnement dynamique qui évolue rapidement.

Les membres ont clairement demandé aux dirigeants de l’ARUCC de les aider à accéder (sans nécessairement fournir) une formation dans les domaines suivants :

• la normalisation et la définition des données en ce qui a trait à la gestion du recrutement
• un niveau avancé de formation en gestion stratégique de recrutement
• une formation avancée en leadership

Dans une mesure moindre mais tout de même importante, les membres ont demandé à l’ARUCC de considérer mener une étude sur les meilleurs pratiques de registrariat en ce qui concerne des sujets d’intérêt tels les cadres de programme d’enseignement conjoint/collaboratif, l’évaluation des compétences et la rétention de documents. Le thème de la mobilité des étudiants entre les institutions a été soulevé comme domaine d’intérêt nécessitant une étude plus poussée. En général, les membres ont identifié plusieurs écarts dans le paysage de registrariat canadien qui nécessitent d’être examinés, voire comblés. mais ils ont des opinions considérablement différentes sur les façons de résoudre ces problèmes.

À la lumière de ces observations, l’exécutif de l’ARUCC continue d’aller de l’avant avec les initiatives suivantes :

1. Créer une structure de comité pour aider l’exécutif à aborder les priorités définies par les membres de l’ARUCC. Si vous avez des commentaires ou des suggestions à ce sujet, veuillez communiquer avec David Hinton, président sortant, à hinton@unb.ca
2. Former un comité des membres de l’ARUCC, soutenu par l’exécutif, qui recensera les pratiques exemplaires de registrariat. Nous espérons qu’au moins un rapport de pratiques exemplaires/courantes sera rédigé chaque année, de nature similaire au guide du relevé de notes de l’ARUCC. Si vous êtes intéressé à joindre ce groupe de travail, veuillez communiquer avec Mike Sekulic, président de l’ARUCC, à sekulic@ucalgary.ca
3. 3. Mettre sur pied un institut virtuel de recherche des connaissances qui informerait les membres sur les toutes dernières recherches pertinentes pour les services de registrariat. Si vous avez des articles à afficher, veuillez communiquer avec Joanne Duklas, vice-présidente de l’ARUCC, à jduklas@yorku.ca
4. La mise sur pied d’un institut virtuel de recherche des connaissances représente la première phase d’un projet de recherche de grande envergure en vue de favoriser la diffusion des pratiques exemplaires au Canada. Cette initiative pourrait évoluer en maison d’édition permettant aux membres d’accéder aux recherches courantes et pertinentes du secteur canadien des services aux étudiants. Les membres qui désirent participer à l’élaboration du programme de recherche pour l’ARUCC devraient communiquer avec Jody Gordon, représentante de l’Ouest de l’ARUCC, à jody.gordon@kwantlen.ca
5. Former des partenariats avec des organisations de qualité offrant une formation avancée en GSR (p. ex. en co-commanditant ou en commanditant des cours de formation en GSR et en repérant des occasions de formation externe de haute qualité approuvées par l’ARUCC).

Depuis la tenue de la retraite, l’exécutif de l’ARUCC a continué à définir ces priorités. Nous continuerons de vous faire part de nos progrès avant et pendant la conférence ARUCC 2010 à Vancouver.

Comité SPEEDE : Demande d’un représentant bénévole auprès du comité SPEEDE de l’AACRAO

Après plusieurs années de service bénévole, Barry Billing quitte son poste de représentant de l’ARUCC au sein du comité SPEEDE de l’AACRAO. L’exécutif de l’ARUCC tient à remercier Barry pour ses services. L’exécutif de L’ARUCC est à la recherche de candidats à titre de représentant pour ce comité à compter de février 2010. Les membres intéressés sont priés de communiquer avec Mike Sekulic, président de l’ARUCC (sekulic@ucalgary.ca) d’ici le 31 janvier 2010.

Si vous n’êtes pas familier avec le travail du comité SPEEDE de l’AACRAO, ou les efforts déployés par l’ARUCC, veuillez visiter les sites suivants. Les protocoles de partage de données standard EDI, XML et PDF sont des méthodes qu’explorent les représentants du comité SPEEDE de l’AACRAO. Les obstacles relatifs au partage des données persistent, tout comme les pressions croissantes pour joindre des partenariats, partager des données et faciliter la mobilité des étudiants par le biais de divers systèmes d’éducation et établissements.

Comité SPEEDE de l’AACRAOC
Travail de l’ARUCC sur l’ÉÉD Bulletin Contact, Printemps 2007
Travail de l’ARUCC sur l’ÉÉD Bulletin Contact, Printemps 2008

Utilisation du forum électronique de l’ARUCC : vous vous demandez pourquoi vous avez du mal à envoyer des courriels au forum électronique de l’ARUCC?

Si vous êtes membre de l’ARUCC, envoyez vos courriels à arucc-L@arucc.ca. Si votre courriel ne peut être acheminé avec succès, c’est peut-être parce que votre adresse de courriel a changé depuis la dernière mise à jour de la liste ou que vous n’êtes pas un membre inscrit.

Pour devenir membre, consultez le bureau du registrariat de votre institution.

Si vous êtes membre et désirez vérifier l’adresse de courriel inscrite à votre nom sur la liste, rendez-vous sur le site Web de l’ARUCC à l’adresse suivante : www.arucc.ca/discuss.htm

Vous y trouverez les instructions pour gérer votre compte, changer votre mot de passe et accéder au mot de passe associé à votre compte. Vous pourriez aussi devoir actualiser votre adhésion sur la liste institutionnelle. Dans ce cas, veuillez communiquer avec votre bureau du registrariat qui gère la liste de membres de votre institution. http://www.arucc.ca/cgi-bin/memberdirectory.cgi

Rapport de l’Atlantique

Soumis par Rosemary Jotcham, représentante de l’Est et registraire de l’Université Acadia

Statistiques pour l’année universitaire de 2009-2010 – Les inscriptions ont augmenté de 1,5 % aux programmes de premier cycle et de 3,6 % aux programmes de deuxième et troisième cycle dans l’ensemble de la région. Tous les détails ainsi que la répartition par institution et les analyses sont accessibles au www.atlanticuniversities.ca.

Projet d’échange de données sur l’éducation des provinces de l’Atlantique (APEDEP) – La mise en œuvre de l’échange de données électronique permettra

• o d’améliorer les services aux étudiants;
• de minimiser l’impact environnemental négatif lié à l’impression sur le papier de sûreté;
• de réduire le temps de capture des données; et
• d’assurer l’uniformité et l’exactitude des données partagées.

Ce projet vise à établir un réseau en vue de faciliter la transmission électronique

• des relevés de notes d’études secondaires aux institutions postsecondaires;
• des relevés de notes d’études postsecondaires à d’autres institutions postsecondaires;
• de la vérification d’inscription des institutions postsecondaires aux ministères provinciaux de l’Éducation (pour l’aide financière); et
• de la certification des professions du secteur postsecondaire aux ministères provinciaux de l’Éducation.

Le projet inclut la création de fichiers XML standards pour la transmission des relevés de notes postsecondaires, des confirmations d’inscription dans les institutions postsecondaires et des certifications des professeurs du secteur postsecondaire. Il comprend également l’établissement d’un serveur central pour l’acheminement des fichiers électroniques, ce qui nécessitera l’adoption d’un logiciel par chacune des institutions participantes afin d’assurer l’interface entre leurs systèmes de données étudiantes respectifs et le réseau d’échange de données. Le réseau est conçu pour répondre aux besoins de toutes les institutions postsecondaires et tous les ministères de l’Éducation des provinces de l’Atlantique. Un dépôt de données sera créé dans le but de faciliter le partage des connaissances et des pratiques exemplaires, et d’aider les institutions participantes à atteindre les objectifs du projet.

À l’heure actuelle le CONSUP et les vice-présidents des universités du Canada Atlantique appuient cette initiative, ainsi que quatre ministères provinciaux de l’Éducation.

L’AARAO planifie une journée de perfectionnement professionnel pour les registraires en mars 2010 – les détails seront annoncés plus tard.

Les universités de l’Atlantique déploient des stratégies de recrutement agressives dans l’espoir de compenser pour le déclin démographique chez les jeunes de 18 à 24 ans.

Approches créatives pour repérer de nouveaux marchés – La Nouvelle-Angleterre est considérée être un marché lucratif, bien que difficile à pénétrer. En dépit de la proximité géographique, ces étudiants doivent être abordés différemment de ceux du marché local.

Efforts de marketing collectif du consortium sur les marchés internationaux – Le succès de cette entreprise varie. Les résultats sont meilleurs sur certains marchés et pour certaines institutions.

Il faut convaincre les gouvernements de délier leurs bourses pour aider les institutions à faire face aux défis relatifs au déclin de certains segments démographiques et à la compression des fondations attribuable à la turbulence des marchés boursiers mondiaux. Une aide est accordée directement aux étudiants, mais non aux institutions qui ont besoin d’un financement accru pour couvrir leurs frais d’exploitation. Nous naviguons en pleine tempête dans la région atlantique, nos ressources financières étant compromises en même temps que nous traversons un changement démographique.

L’Atlantic Baptist University a été renommée l’Université Crandall en l’honneur d’un de ses fondateurs ainsi que pour attirer plus d’étudiants potentiels.

Échos de l’ARUCC de l’ouest

Soumis par Jody Gordon, représentante de l’Ouest et vice-présidente adjointe, affaires étudiantes et registraire Université polytechnique Kwantlen

Deux autres institutions de notre région ont changé de statut, de collèges à universités : l’Université Mount Royal et l’Université Grant MacEwan. Ce qui fait que trois collèges universitaires, un institut et un collège ont changé de statut l’an dernier en C.-B. Par ailleurs, plusieurs universités et collèges de l’ouest ont enregistré une hausse d’inscriptions de 5 à 11 % pour le semestre d’automne; et certaines institutions ont même constaté des augmentations de 20 à 30 % dans certains programmes de commerce et de santé.

Les représentants de la C.-B., de l’Alberta et de la Saskatchewan continuent de progresser sur les protocoles du système de transferts. Vous pouvez consulter l’entente entre l’Alberta et la C.-B. au www.bccat.bc.ca/pubs/BC-ABprotocol.pdf.

Les préparatifs vont bon train pour la Conférence de l’ARUCC 2010 qui aura lieu à Vancouver du 27 au 30 juin. Notre présidente, Maggie Hartley de UBC et ses deux présidents de programme, Mark Johnston et Rella Ng (aussi de UBC) ont envoyé un appel pour des propositions de séances en novembre. L’inscription débutera à la fin janvier. Cette année, la conférence s’articulera autour du thème « Partenariat pour la réussite étudiante : un projet qui nous concerne tous. » Le programme inclura une variété de conférenciers, présentations, débats et tables rondes. Au plaisir de vous voir à Vancouver!

Comité consultatif de l’exécutif de l’ARUCC : Directives d’abonnement à DocAlert-L et d’utilisation

Les membres devraient savoir que « DocAlert-L » se veut un forum électronique national exclusif, réservé aux membres des institutions de l’association. Sa seule raison d’être est la diffusion d’alertes par des institutions membres en règle qui ont reçu des documents dont l’authenticité est suspecte.

L’utilisation de cette liste de distribution est volontaire. Si vous envoyez une alerte aux documents, ou un message concernant une alerte envoyée par un autre membre, vous devriez connaître vos obligations envers les candidats en vertu des lois provinciales sur la protection des renseignements personnels et la liberté d’accès à l’information. Par exemple, bien des institutions ont ajouté une mention sur leur formulaire de demande d’admission pour avertir les demandeurs que toute déclaration inexacte sur le formulaire de demande peut faire l’objet d’une divulgation à d’autres institutions postsecondaires. Nous encourageons les membres à demander conseil à l’avocat de leur institution quant à la formulation appropriée du message à inclure à leurs formulaires de demande d’admission afin d’assurer que le demandeur a fourni une autorisation signée du partage de ses renseignements avec des tiers. En aucune circonstance les institutions membres ne doivent mentionner l’ARUCC dans ces avis. L’alerte aux documents n’a aucun statut officiel; il s’agit simplement d’un service vous alertant des cas sur lesquels vous devriez porter une attention particulière à la demande d’admission et aux documents à l’appui de la demande.

Il n’est pas approprié de dire qu’un document est faux sur la listserv de l’ARUCC, pas plus qu’il ne serait avisé de fournir plus de renseignements dans l’alerte. Les renseignements qui circulent sur le service d’Alertes aux documents sont destinés au personnel d’admission des institutions membres seulement, et ne doivent pas être partagés avec des tiers.

Pour plus d’information, visitez le site Web. www.arucc.ca/docalertguide.htm

Registre des médecins du Canada

Soumis par Mike V. Sekulic, président, ARUCC

Le Conseil médical du Canada (CMC) gère le Registre de compétences des médecins du Canada (RCMC), qui contient les compétences que les médecins diplômés à l’étranger doivent posséder pour travailler au Canada.

De concert avec la Fédération des ordres des médecins du Canada (FOMC) et les treize ordres de médecins provinciaux et territoriaux, le CMC désire étendre les services du registre pour inclure les facultés de médecine du Canada. Quand il inclura les diplômés des écoles de médecine du Canada, le Registre de compétences des médecins du Canada sera une source de documentation pratique pour l’accréditation des médecins et la délivrance de permis d’exercice partout au pays. La viabilité de cet objectif dépend de l’électronique « ...processus pour capturer et archiver les documents des diplômés en médecine du Canada, comme les relevés de notes et les diplômes... ». .

Ian Bowmer, directeur exécutif, Conseil médical du Canada (CMC), et Pierre Lemay, directeur, Services d’archivage et d’inscriptions, ont rencontré les membres de l’exécutif de l’ARUCC le 17 novembre 2009, pour discuter de cette initiative. Une séance de deux heures a donné lieu à une discussion animée qui a effleuré plusieurs sujets. Il existe divers niveaux et types d’échange électronique de documents postsecondaires au Canada. Les processus d’inscription des médecins et de délivrance de permis d’exercice varient considérablement d’une région à une autre. On comprend mieux les contextes uniques dans lesquels travaillent l’ARUCC et le Conseil médical du Canada et l’importance de partager ce type de renseignements comme étant essentielle au succès de la collaboration.

Une fois le financement fédéral approuvé, le Conseil médical du Canada (CMC) commencera son travail en janvier 2010. Le CMC a demandé à l’ARUCC de participer à l’établissement des normes et des pratiques associées au transfert électronique des dossiers officiels et à la coordination et la liaison avec les bureaux de registrariat des facultés de médecine du Canada. Pour en savoir plus sur cette initiative, veuillez consulter les Notes documentaires que le CMC a remises à l’ARUCC : français | anglais.

Occasions de perfectionnement professionnel / Liens utiles

Conférence de l’AACRAO, « Leading the Profession into the Next Century », Nouvelle-Orléans, Louisiane, du 21 au 24 avril 2010 www.aacrao.org/neworleans/aboutthemeeting.htm

Atlantic Institute for Market Studies, Inscrivez-vous au bulletin de l’AIMS, pour les mises à jour des politiques, www.aims.ca

Conférence annuelle de L’Association des services aux étudiants des universités et collèges du Canada (ASEUCC), Edmonton, Alberta, du 20 au 23 juin 2010 www.cacuss2010.ca

Centre for Higher Education Research and Development http://umanitoba.ca/centres/cherd/programs/index.html

Consortium pancanadien sur les admissions et les transferts/Pan-Canadian Consortium on Admissions and Transfer www.pccat.ca/pccat-links/

Bulletins opérationnels de Citoyenneté et Immigration Canada Pour les mises à jour sur les changements ou des clarifications sur les politiques d’immigration, cliquez ici.

Communiqué de presse du Bureau canadien de l’éducation internationale : Programme de bourses des futurs leaders dans les Amériques : français | anglais