AVIS GÉNÉRAL : ASSEMBLÉE GÉNÉRALE BIENNALE DE L’ARUCC

Le 30 JUIN 2010, VANCOUVER, COLOMBIE-BRITANNIQUE

Veuillez noter que notre prochaine assemblée générale aura lieu le 30 juin 2010 lors de la conférence ARUCC 2010. Voici l’ordre du jour et la liste des changements proposés à nos statuts et règlements. Nous vous transmettons ces renseignements à l’avance conformément à nos obligations constitutionnelles.

1. Ouverture
2. Adoption de l'ordre du jour
3. Approbation du compte rendu de la 28e assemblée générale qui a eu lieu à Halifax, Nouvelle Écosse, le 27 juin 2008
4. Rapport du président
5. Rapport de la trésorière
6. Révisions aux statuts et règlements
7. Présentation de membres honoraires
8. Distinction pour contribution exceptionnelle de l'ARUCC
9. Rapport de mise en candidature
10. Élections
11. Affaires nouvelles
12. Mot de la fin
13. Annonce de la conférence ARUCC 2012
14. Levée de la séance

Rapport de mises en candidature pour l’exécutif de l’ARUCC, 2010 à 2012

Par David Hinton, président sortant de l’ARUCC et registraire de l’Université du Nouveau-Brunswick

Joanne Duklas, vice-présidente adjointe, Gestion des inscriptions et registraire, Université York, travaille à titre de professionnelle au service des étudiants depuis presque vingt ans. Elle a commencé sa carrière comme agente de liaison en recrutement auprès des élèves de secondaire de l’Ontario, et a ensuite occupé des postes de haut niveau en gestion des inscriptions. Son cheminement de carrière touche tous les aspects des inscriptions, autant au Canada qu’à l’échelle internationale; à savoir le recrutement, le marketing, les communications, la gestion des inscriptions, la planification stratégique relative au marché, le développement et la mise en œuvre stratégiques des systèmes et de la technologie de l’information, ainsi que l’élaboration de politiques et procédures universitaires et financières. En qualité de présidente sortante de l’Association des registraires des universités de l’Ontario (anciennement vice-présidente sortante et présidente) et de vice-présidente de l’ARUCC, Joanne compte tirer parti de son expertise pour servir les intérêts du registrariat national au sein du conseil exécutif de l’ARUCC.

Hans a entamé sa carrière dans le domaine de l’enseignement supérieur en 2000 en tant que coordonnateur de liaison de l’Université Bishop’s, où il a pris plaisir à promouvoir l’expérience Bishop’s d’un océan à l’autre, et a assumé des responsabilités supplémentaires en jouant un rôle actif au sein du sous-comité du recrutement international de la CREPUQ (Conférence des recteurs et des principaux des universités du Québec) et en accordant son appui au Comité du programme de l’ARUCC 2006.

Depuis 2008, Hans est directeur des admissions de l’Université Bishop’s et ses responsabilités incluent l’inscription des étudiants de première année, la remise des bourses et prix, et la prestation de conseils au comité sur la réussite scolaire et les politiques d’admission en ce qui a trait aux tendances et changements qui s’opèrent dans les écoles secondaires de tout le pays. Il siège également à des comités du campus. Hans est président du conseil des directeurs et membre du comité exécutif de l’Université Bishop’s.

Résident des Cantons de l’Est depuis plusieurs années, Hans aime skier avec ses deux enfants les fins de semaine et jouer de bonnes parties de squash les jours de semaine.

Mike Sekulic, registraire adjoint, Planification et systèmes, Université de Calgary, a été registraire au collège Fairview, au nord-ouest de l’Alberta, et à l’institut Kelsey, à Saskatoon, en Saskatchewan. Après s’être installé à Calgary à la fin des années 1990, il a fourni des services de consultation en technologie de l’information à des organisations du secteur industriel et du domaine de l’éducation par l’entremise de sa société, Verix Information Systems INC. Ancien étudiant de l’Université de Calgary, Mike est entré au service de l’Université en 1999 (juste à temps pour la frénésie de l’an 2000!).

En 2001, Mike s’est joint au comité exécutif du WARUCC à titre de conseiller pour l’Alberta, puis il a été proposé pour siéger au conseil exécutif de l’ARUCC comme représentant du WARUCC et termine maintenant son mandat de président. Son engagement de plusieurs années au sein de l’ARUCC et du WARUCC et sa participation à plusieurs conférences régionales et nationales lui ont permis de tisser des liens avec plusieurs de ses homologues de tout le pays. Il se réjouit à l’idée de continuer à servir les membres de l’ARUCC en qualité de président sortant.

Angie travaille depuis presque vingt ans à titre de professionnelle des services étudiants. Récemment directrice adjointe des bourses d’études de l’Université York, Angie est maintenant directrice de la gestion des inscriptions à l’Université de Regina. Elle possède une vaste expérience dans l’industrie ontarienne du registrariat, en tant que représentante au sein du comité permanent de liaison auprès des écoles secondaires et de vice-présidente et présidente de l’Association des registraires des universités de l’Ontario. Angie fera également profiter le comité de l’ARUCC de sa riche expérience en bénévolat et est heureuse de continuer son travail dans l’industrie de l’éducation postsecondaire.

Clay travaille au bureau du registraire du collège Humber, à Toronto, en Ontario, depuis plus de 19 ans où occupe actuellement le poste de registraire adjoint. Il est un membre actif du groupe des registraires des collèges de l’Ontario aussi appelé CRALO. Auparavant, il a été président du comité des systèmes de registrariat du CRALO, a participé activement au projet EDI des collèges de l’Ontario et a été membre du groupe de travail de l’ARUCC sur la standardisation des relevés de notes.

Natif de Winnipeg, Richard Levin a obtenu un baccalauréat spécialisé en psychologie à l’Université de Winnipeg en 1984 et une maîtrise en psychologie à l’Université York en 1985. De 1986 à 1989, il a travaillé pour le ministère de la Santé et le ministère de l’Éducation du gouvernement du Manitoba. En 1990, il est devenu conseiller principal en politiques, puis directeur du ministère de la Formation professionnelle et du ministère de l’Éducation et de la formation de l’Ontario, avant d’être nommé coordonnateur exécutif, Politiques et planification, de l’Office de la qualité et de la responsabilité en éducation, en 1995.

En janvier 1999, il a été nommé directeur des dossiers étudiants et registraire de l’Université du Manitoba. Il s’est joint à l’UOIT à titre de vice-président, Gestion stratégique des inscriptions, et de registraire en juin 2002. Ses responsabilités ont ensuite été étendues pour inclure le collège Durham. Puis, il a été nommé registraire de l’Université McMaster en septembre 2008.

Richard est membre de l’American Association of Collegiate Registrars and Admissions Officers (AACRAO), de l’Association des registraires des universités et collèges du Canada (ARUCC) et de l’Association des registraires des universités de l’Ontario (OURA). Il a fait des présentations sur divers sujets, allant de la responsabilisation aux services étudiants, à plusieurs conférences professionnelles et a publié des articles dans des publications professionnelles et universitaires.

Heidi Emami est registraire adjointe à l’Université McGill depuis 2004. Avant ce rôle, elle a occupé plusieurs autres postes à l'Université, y compris d'être un membre du projet de l’implémentation de système Banner en 2002. Elle a travaillé dans le secteur de l'enseignement supérieur depuis plus de quinze ans, en se concentrant sur les dossiers d'étudiants et les services aux étudiants. Elle participe régulièrement aux réunions du sous-comité des registraires du Québec comme représentative de l'Université McGill sur les dossiers divers de l’admission à la collation des grades.

Un membre d’ARUCC depuis 2002, Heidi a été impliqué dans l'organisation de la conférence de 2006 à Montréal. Elle a fait des présentations à plusieurs conférences comme Sungard Summit, Canadian Banner Users Conference (CBUC), ARUCC, et d’autres. Heidi est heureuse de participer au Comité exécutif de l'ARUCC.

Wayne est registraire du Nova Scotia Agricultural College (NSAC), la seule université de l’Atlantique Canada qui se spécialise en sciences agronomiques. Il travaille dans les secteurs de l’éducation et de la technologie de l’information depuis de nombreuses années Wayne a obtenu un baccalauréat spécialisé, en 1989, et un baccalauréat en éducation, en 1992, de l’Université Acadia, où il a participé activement à plusieurs aspects de la vie étudiante, entre autres comme membre du personnel de résidence pendant quatre ans, adjoint à la résidence et chef de résidence par intérim. Après son séjour à l’Université Acadia, où il a reçu la médaille Birk’s en éducation, Wayne a décroché le poste de coordonnateur de l’éducation des élèves doués pour le district scolaire n° 88 de la Colombie-Britannique. Il a donné des classes avancées dans quatre écoles, développé des programmes d’études en sciences et technologie, et épaulé les enseignants de tout le district.

Au bout de trois ans, Wayne a pris une année sabbatique et est retourné en Nouvelle-Écosse pour terminer sa maîtrise en bibliothéconomie et en science de l’information (1997) à l’Université de Dalhousie, où il a reçu le prix du directeur et le prix de l’Association des bibliothèques des provinces atlantiques. En 1999, Wayne a rejoint les rangs du Nova Scotia Agricultural College à titre de bibliothécaire-analyste chargé de gérer l’infrastructure de la technologie de l’information de la bibliothèque.

En août 2004, il est devenu registraire du NSAC et s’est joint à l’équipe de la haute direction qui dirige l’évolution continue des fonctions universitaires et administratives de l’université. Wayne est membre de plusieurs comités importants, dont le comité de la planification universitaire, le comité de la planification financière et de l’aménagement, le comité sur le budget, le comité de la faculté et le comité sur les normes et les admissions. Il est aussi membre d’office du conseil de gestion des inscriptions qui a été formé en 2005 et continue de mener des initiatives de gestion stratégique des inscriptions sur le campus.

Le conseil exécutif de l’ARUCC a commencé à mener un examen juridique de l’utilisation de la liste de distribution Doc Alert dans le contexte de la législation relative à la protection de la vie privée

L’exécutif de l’ARUCC a retenu les services d’un avocat-conseil afin d’examiner les lois de tout le pays en matière de protection de la vie privée en ce qui a trait à l’utilisation du Doc Alert, une liste de distribution servant à dénoncer les étudiants qui ont commis des irrégularités en relation avec leur relevé de notes. Les changements qui ont été apportés dans les provinces de tout le pays exigent un examen minutieux de nos pratiques afin d’assurer que les protocoles appropriés en matière de protection de la vie privée sont en place pour soutenir ce service.

Qu’est-ce qui fait le nom? (Partie II)

Par Zena Mitchell, directrice, Admissions et dossiers
Université polytechnique Kwantlen
(anciennement Collège universitaire Kwantlen, et avant cela, Collège Kwantlen)

Qu’est-ce qui fait le nom? Vous vous souviendrez que Jody Gordon a posé cette question dans le bulletin d’automne, alors qu’elle examinait certains des changements qui ont touché notre institution à la suite de l’annonce de notre statut d’université.

Je me souviens du jour où j’ai entendu dire que le Collège universitaire Kwantlen allait devenir l’Université polytechnique Kwantlen. Je me suis immédiatement mise à rêver au répertoire élargi de nouveaux programmes menant à un grade, au lancement de programmes d’études supérieures, au fonctionnement de l’établissement en vertu de la loi sur les universités, à nos enseignants qui allaient jouir du titre de professeur et à une foule d’autres grands concepts du genre. Mais je n’avais pas pensé aux répercussions que cette nouvelle désignation allait entraîner sur nos processus de tous les jours. Du point de vue de notre bureau de délivrance des diplômes, j’étais simplement émue à l’idée de commander du papier parchemin arborant le nouveau nom de notre université. À part ça, je croyais que tout allait continuer comme avant. Comme j’avais tort.

Les mois qui ont suivi ont été marqués par un déferlement de changements importants dans la façon par laquelle les étudiants de Kwantlen sont déclarés « diplômés » et reçoivent leurs diplômes universitaires. Auparavant, notre bureau de délivrance des diplômes évaluait les critères de diplomation et décernait des diplômes aux étudiants méritants – immédiatement. Les vérifications étaient effectuées dans notre bureau, puis nous préparions les documents d’usage et les envoyions parfois dès le lendemain. Par ce processus, nous évaluions et diplômions des étudiants de façon continue, presque tous les jours. Cependant, avec l’établissement d’un sénat, les choses allaient changer.

Une fois notre nouveau sénat en place, on nous a informés que tous les diplômes allaient dorénavant être accordés par le sénat, et non par une simple déclaration de notre bureau, ce qui ajoutait quelques étapes à notre processus de diplomation. Après l’évaluation, nous devions d’abord envoyer une liste des diplômés potentiels au bureau de chaque doyen aux fins d’examens. À la suite de l’examen effectué par les facultés, nous devions préparer une liste que le sénat devait approuver. Tout à coup, nous avions des échéances à respecter au lieu de suivre le processus continu « évaluer, imprimer et poster » auquel nous étions habitués. Le sénat a fixé des dates limites de soumission, ce qui voulait dire que nous devions établir des dates limites d’évaluation et des échéanciers selon lesquels les bureaux des doyens devaient revoir les listes et les listes devaient être envoyées au sénat.

Initialement, le sénat devait délivrer des diplômes deux fois l’an : avant la cérémonie de remise des diplômes du printemps et de l’automne. Cela nous semblait raisonnable, mais nos étudiants ont vite fait de nous rappeler que bon nombre d’entre eux avaient besoin de leur diplôme pour décrocher un emploi ou obtenir une accréditation dans des secteurs comme les soins infirmiers ou le commerce. Comment pouvions-nous leur dire qu’ils devraient attendre six mois avant que le sénat leur accorde leur diplôme? Même si nous savions que cela allait occasionner plus de travail pour le personnel de notre bureau, nous avons dû nous rendre à l’évidence que deux séances de remises de diplômes par année ne suffisaient pas.

Nous avons donc présenté la situation au sénat. Plusieurs des programmes concernés étaient des programmes à inscription continue, des programmes hors semestre ou des programmes de métiers qui ne suivaient pas notre horaire à trois semestres. Le sénat a accepté de décerner des diplômes à chacune de ses réunions mensuelles, et le personnel de notre bureau filait au pas de course. Nous avons remplacé notre processus quotidien de diplomation par un système plus systématique d’évaluation par lots, d’examen par les facultés, d’approbation par le sénat et de production des diplômes.

En ce qui concerne la production des diplômes, nous avons dû décider si nous allions imprimer et stocker le vieux papier parchemin à l’effigie du collège universitaire ou si tous les diplômes allaient être imprimés sur du papier arborant la nouvelle désignation d’université. Or, il a été décidé que tous les diplômes seraient imprimés sur le papier parchemin de l’Université polytechnique Kwantlen, peu importe l’année de diplomation. Durant la transition, nous avons aussi donné aux étudiants la chance de demander sans frais un diplôme imprimé sur le nouveau papier parchemin s’ils remettaient leur diplôme à l’effigie du collège universitaire. Cette décision a permis de simplifier la production de diplômes antidatés, d’économiser en produisant un seul type de diplôme et de promouvoir la nouvelle identité de l’université. Comme c’est le cas avec la plupart des changements, tout le monde ne réalise pas immédiatement les avantages, mais au fil des mois, nous nous sommes rendu compte que non seulement nos nouveaux systèmes étaient plus efficaces en ce qui a trait à la diplomation, mais qu’ils nous permettaient aussi de mieux planifier le nombre de diplômes à remettre.

Et, soit dit en passant, nos cérémonies de remise de diplômes ont aussi été modifiées. Antérieurement, nous remettions les diplômes aux diplômés dès qu’ils se présentaient à la cérémonie et ils l’apportaient au moment où ils traversaient la scène. Toutefois, notre nouveau président et vice-chancelier voyait les choses autrement. « Nous devons remettre le diplôme de chaque diplômé sur la scène et non avant. » Oh! oh! Vous voulez dire que nous devons élaborer un processus pour remettre les diplômes aux étudiants sur scène, en espérant qu’ils ne retourneront pas s’asseoir avec le diplôme de quelqu’un d’autre? Décidément, la pression se faisait sentir. Le jour de la cérémonie de remise des diplômes, j’étais sur la scène pour présenter les diplômés au doyen. Chaque diplômé traversait la scène, serrait la main du chancelier, du vice-chancelier, puis recevait son diplôme. J’espérais de tout mon être que tous les étudiants allaient recevoir le bon diplôme. Mais à la fin de la cérémonie, aucun d’entre eux n’est revenu nous dire qu’il avait reçu le diplôme de quelqu’un d’autre et tout s’est très bien passé. En rétrospective, même si la planification ne fut pas de tout repos, je dois avouer que le fait pour les diplômés de recevoir leur diplôme universitaire sur la scène des mains du vice-chancelier fut une expérience beaucoup plus émouvante pour eux.

La transition de collège universitaire Kwantlen à université Kwantlen fut une période stimulante. Maintenant que nous nous sommes familiarisés avec les nouveaux processus, j’apprécie le fait que les changements nous aient donné l’occasion de mettre en place des mesures de contrôle supplémentaires, de mieux planifier nos cérémonies de remise des diplômes et de simplifier les activités de notre bureau de délivrance des diplômes. Cela dit, j’espère que nous n’aurons plus à instaurer autant de changements – du moins pour quelque temps.

Rapport du Québec

Soumis par Manon Vaillant, représentante du Québec et registraire HEC Montreal

Une journée d’études
Le 2 juin prochain, les membres du personnel des bureaux de Registraire sont conviés à une journée d’études au sujet des étudiants internationaux. Des représentants des gouvernements provincial et fédéral nous entretiendront des récents développements en matière d’immigration et des différentes responsabilités qui en découlent pour les universités. Une partie de cette journée sera consacrée aux échanges entre les représentants des universités québécoises sur les meilleures pratiques en ces domaines.

Groupe de travail sur le parrainage pour les nouveaux registraires
Sous la responsabilité du Sous-comité des registraires de la CREPUQ, un groupe de travail a été formé dans le but de développer des outils visant le parrainage des registraires récemment en poste. Il s’agit plus spécifiquement d’un guide d’accueil qui tiendra compte de la réalité propre aux bureaux de registraire des établissements universitaires québécois dont les règles sont soumises à différentes instances provinciales notamment, pour les déclarations obligatoires qui ont un impact direct sur le financement et sur les informations provenant du systèmes des bulletins d’études collégiales qui sont échangées entre les CEGEPS et les universités.

Répercussions des accords de Bologne pour les universités du Québec
Dans le but de se préparer aux répercussions du processus de Bologne pour les universités québécoises, un comité a été formé afin d’évaluer quelles sont les premières étapes qui pourraient être franchies afin de confirmer l’intérêt des établissements québécois à l’égard de l’espace européen et favoriser la mobilité étudiante.

Le groupe de travail a présenté les résultats de leurs travaux qui consistent à proposer un modèle de suppléments au diplôme conforme à celui élaboré par la Commission européenne, le Conseil de l’Europe et l’UNESCO/CEPES. Il ne s’agit pas d’obliger les universités à produire ce supplément mais plutôt d’offrir un modèle unique pour toutes les universités du Québec advenant la décision d’un établissement de produire un supplément au diplôme incluant un relevé de notes en ECTS (Europeen Credit Transfer System).

Mise à jour : Le Centre d’information canadien sur les diplômes internationaux

Le Centre d'information canadien sur les diplômes internationaux (CICDI) a ajouté à son site (www.cicdi.ca) un nouveau répertoire interrogeable : le Répertoire des écoles primaires et secondaires canadiennes hors du Canada, à www.cicic.ca/717/ecoles-canadiennes-hors-du-canada.canada.

Cheminement des membres

De la C.-B., Joshua Mitchell, directeur, Service des inscriptions, à l’Université polytechnique Kwantlen (KPU), occupe maintenant le poste de directeur, Engagement des étudiants, au KPU. Le KPU a nommé Julia Denker, de son Service d’éducation internationale, au rôle de directrice, Services aux étudiantes et bourses d’études. Pour sa part, le collège Douglas a accueilli Kyle Vuorinen dans le rôle de registraire adjoint, Recrutement et admissions, et Anne MacMillan, en tant que registraire adjointe, Dossiers, systèmes et programmation. Le collège Langara est très heureux d’annoncer deux nouvelles nominations au bureau du registraire. Garnet Klatt est entrée au service du collège à titre de registraire adjointe, Service des études permanentes. Antérieurement, elle avait travaillé au Service des admissions et du recrutement de collège Bow Valley et de l’institut technologique DeVry à Calgary. Charlotte French est la nouvelle registraire et directrice du Service des inscriptions. Charlotte a travaillé aux services de registrariat, Aide financière et prix, et conseils pédagogiques de l’Université Simon Fraser avant d’entrer au service du collège Langara.

Au Alberta, le collège Niagara est fier d’annoncer la nomination de Bob Hann à titre de registraire.

Au Manitoba, Carleen Besner, registraire du collège Red River, a pris sa retraite.