Rapport du Québec

Par : Heidi Emami Répresentant du Québec Université McGill

La rencontre annuelle du CPCAT de 2011 aura lieu à McGill
Tel que nous l'avons mentionné dans le dernier numéro, la prochaine rencontre du Consortium pancanadien sur les admissions et les transferts (CPCAT) aura lieu du 20 au 22 juin à l'Université McGill. Le thème est Tendances émergentes et innovation en matière de mobilité étudiante. Nous vous invitons à présenter vos soumissions de présentations. Si vous désirez faire une présentation, veuillez communiquer avec Emily Kingsland à emily.kingsland@mcgill.ca.

Vous trouverez les renseignements détaillés sur la conférence à www.pccat.ca/pccat-2011/.Nous espérons que vous serez des nôtres!

Guide à l'intention des registraires du Québec
Un sous-comité du groupe de registraires du Québec de la CREPUQ a achevé ses travaux sur la rédaction d'un guide complet à l'intention des nouveaux registraires. Le manuel couvre une vaste gamme de sujets, notamment le recrutement, les admissions, l'inscription et les dossiers, les crédits de transfert, les rapports au gouvernement et la remise de diplômes. Bien que ces renseignements s'adressent aux nouveaux registraires qui travaillent au Québec, bon nombre des pratiques sont similaires à celles des universités des autres provinces. Le sous-comité prévoit présenter ce document à la conférence 2012 de l'ARUCC.

Participation aux échanges internationaux en 2009-2010
Les statistiques préliminaires sur le nombre d'étudiants qui ont participé aux programmes d'échange de la CREPUQ pour l'année universitaire 2009-2010 sont maintenant disponibles. Ces ententes d'échange sont coordonnées par la CREPUQ, au nom des universités du Québec, avec plus des 500 institutions partenaires en Europe, en Amérique du Nord et Amérique du Sud.

En voici le résumé :

Comparativement à l'année universitaire 2008-2009, ces chiffres reflètent une augmentation d'environ 4 % du nombre d'étudiants du Québec à l'étranger et du nombre d'étudiants étrangers venant au Québec dans le cadre de ces échanges.

Cheminement des membres

L'Université du Québec en Abitibi-Témiscamingue a une nouvelle registraire et directrice des Services aux étudiants, M^me Hélène Boissé qui remplace M^me Monique Fay.

M. Romain Lavoie est le nouveau registraire à l'Université du Québec à Rimouski (UQAR). Il remplace M. Philippe Horth qui assume le rôle de vice-président, Formation et Recherche (campus de Lévis) à l'UQAR.

M. Hans Rouleau remplacera M. Yves Jodoin, qui prendra sa retraite le 1^er juin, à titre de nouveau registraire à l'Université Bishop's.

Rapport de la région de l'Ouest

Soumis par : Jody Gordon Représentante de la région de l'Ouest Université polytechnique Kwantlen

Rapports de la région de l'Ouest

Un autre printemps est à nos portes. Du moins, si on en croit le calendrier! Bientôt, la province de la Saskatchewan accueillera les participants à la conférence de la région de l'Ouest de cette année. La conférence aura lieu au chic l'hôtel Delta Bessborough au centre-ville de Saskatoon, du 21 au 24 juillet 2011. Les participants auront l'occasion « de repenser, de se renouveler et de connecter ». Les renseignements détaillés sur la conférence sont accessibles en ligne à warucc.usask.ca/

Le conseil des admissions et des transferts de la Colombie-Britannique a publié plusieurs nouvelles ressources, notamment le Articulation Committee Companion, conçues pour servir à la fois les ressources d'introduction à l'intention des nouveaux membres du comité et à titre de référence pour les comités et le New Members Resource Book qui est une référence pour les nouvelles institutions membres qui sont des établissements privés admis au système de transferts de la C.-B. en ayant un ou plusieurs programmes révisés par le Degree Quality Assessment Board et qui ont obtenu le consentement du ministre. Tous les membres actuels du système de transferts de la C.-B. et les membres potentiels (institutions privées qui songent à adopter le programme de consentement du ministre) apprécieront le bien-fondé de cette ressource. Elle décrit la culture et les normes du système de transfert de la C.-B., les droits et obligations des membres, et fournit un aperçu des outils, ressources et processus d'articulation. Ceux qui travaillent à l'extérieur de la C.-B. peuvent trouver ces ressources utiles pour comprendre le système postsecondaire de la C.-B. Pour de plus amples renseignements, parcourez le www.bccat.bc.ca.

Le travail sur la mobilité étudiante par le Consortium sur les admissions et les transferts de l'Ouest canadien (WestCAT) se poursuit. C'est un consortium à adhésion facultative qui a pour objet d'encourager et de faciliter l'accès inter-provincial, la mobilité et les transferts de crédits pour les étudiants qui se déplacent entre les provinces de la Colombie-Britannique, de l'Alberta, de la Saskatchewan et du Manitoba. Le travail est guidé par les principes énoncés dans la Déclaration ministérielle sur la transférabilité des crédits au Canada 2009 du Conseil des ministres de l'Éducation (CMEC) et est conforme au mandat et au rôle du Consortium pancanadien sur les admissions et les transferts (CPCAT).

En Alberta, l'Association des registraires de l'Alberta en est à sa deuxième année. Les registraires de toutes les institutions publiques sont membres de ce groupe consultatif, de discussion et de revendication. L'automne dernier, une « Journée de l'Alberta » a été organisée conjointement avec la conférence PACRAO et nous espérons reprendre la tradition d'une journée de perfectionnement professionnel pour le personnel du registrariat. La direction est composée de Glenn Keeler (The King's University College), Scott Robinson (St Mary's University College), Barb Gordey (Lakeland College), Anna Forshay (NAIT) et James D'Arcy (Athabasca University).

En Saskatchewan, l'Université de Regina en est à sa deuxième année de mise en œuvre du nouveau plan stratégique mâmawohkamâtowin : Our Work, Our People, Our Communities (notre travail, nos gens, nos collectivités), de 2009 à 2014. Les éléments clés du plan comprennent l'engagement communautaire, la recherche, l'internationalisation, l'augmentation des inscriptions, l'amélioration de l'expérience étudiante et l'amélioration de l'efficacité opérationnelle. Parmi les étapes de mise en œuvre du plan, citons la création d'un nouveau département, appelé Services d'inscriptions, qui regroupe le recrutement étudiant, les admissions, les bourses d'études et l'aide financière. Les services d'inscriptions relèvent directement du vice-président adjoint, Affaires étudiantes.

L'Université de Regina, en collaboration avec le SIAST, offrira un nouveau diplôme collaboratif de baccalauréat en sciences infirmières. Il débutera en septembre 2011 et le programme fonctionnera sur le modèle de recrutement direct. Le programme est un modèle entièrement intégré, selon lequel les étudiants suivront des cours aux deux institutions en même temps, et accueillera 350 étudiants chaque année dont 200 à Regina et 150 à Saskatoon.

L'institut des sciences appliquées et de la technologie de la Saskatchewan (SIAST) a bon nombre d'initiatives et de projets intéressants en cours, tels que la mise en œuvre de l'inscription flexible (système d'inscription en ligne de Banner), qui produit nos rapports de recensement de fin d'année de même que les rapports sur demande qui utilisent le magasin de données opérationnelles (ODS) et éventuellement les rapports de gestion stratégique des inscriptions de l'Entrepôt des données de l'entreprise (EDW), myChoice (marque maison la SIAST pour ezRecruit) où près de 2 000 questions et réponses font partie de la fonction FAQ et la mise en œuvre d'un projet de stratégie quinquennale réussie pour les étudiants autochtones. Ce projet vise à régler le problème des barrières à l'égard du recrutement des étudiants autochtones et à l'achèvement du programme grâce aux 21 initiatives stratégiques qui intégreront la responsabilité du succès des étudiants autochtones au sein de l'institution. Pour un complément d'information, parcourez le www.goSIAST.com/ASAP.

La division des services aux étudiants et des services d'inscription de l'Université de la Saskatchewan a subi quelques changements organisationnels et de personnel. Trois de ses principales unités ont été renommées Services d'inscription, Services de soutien et Services académiques. Plusieurs groupes au sein de ces unités ont de nouveaux noms, notamment : Les services centraux de soutien aux étudiants, qui font partie des Services de soutien; les Services de registrariat, les bourses d'études et l'aide financière qui font partie des Services académiques; le Centre d'études à l'étranger et des étudiants internationaux, et le Recrutement des étudiants au baccalauréat qui font partie des Services d'inscription. Le président, Peter Mackinnon, dans sa mise à jour de nos directions stratégiques a établi un objectif de 15 % des inscriptions totales pour les étudiants autochtones d'ici 2020 et de 20 % d'étudiants de deuxième et de troisième cycles d'ici 2015. Pour de plus amples renseignements sur nos plans et le nombre d'inscriptions, veuillez parcourir le www.usask.ca/sesd/reports/enrolment-report-2010.pdf.

Au Manitoba, les étudiants du Nord du Manitoba pouvaient, pendant plusieurs années, accéder aux cours offerts par l'Université de Brandon, l'Université du Manitoba et l'Université de Winnipeg, et plus récemment le Univesity College of the North, dans leurs collectivités par l'entremise des Services interuniversitaires (IUS). En préparation à l'expiration de l'entente IUS en 2013, ces quatre universités du Manitoba travaillent en partenariat avec l'IUS dans le but de mettre sur pied une base de données de transfert de crédits provinciale sur le Web. La base de données de transfert de crédits facilitera la mobilité des étudiants du nord de la province qui suivent des cours dans ces quatre institutions.

Nous remercions spécialement Angelique Saweczko, Université de Regina, Russel Isinger, Université de la Saskatchewan, Kathy Larsen, SIAST, Neil Marnoch, Université du Manitoba et Mike SeKulic, Université de Calgary, pour leur contribution au présent rapport.

Vers l'Ouest! Cheminement des membres

À l'Université de la Saskatchewan, Dan Seneker, anciennement de l'Université de Calgary, est entré en fonction à titre de nouveau directeur du Recrutement des étudiants de premier cycle en janvier, une nouvelle unité qui regroupe nos unités de recrutement national et international. Tonya Wirchenko est notre nouvelle conseillère des Incidents graves des étudiants auprès du vice-président et la D^re Vicki Squires s'est jointe à nous à titre de directrice de projet, Planification et Évaluation de la Division. Sandra Ritchie est notre nouvelle directrice, Services centraux de soutien aux étudiants. Janelle Hutchinson est de retour de son congé de maternité depuis le 1^er janvier à titre de directrice, Technologie de l'information et Communications. Nous félicitons également deux de nos membres du personnel qui ont reçu leur doctorat en 2010 - le D^r Frank Kusch, des Bourses et Aide financière, et la D^re Susan Bens, directrice des Services de soutien. Derek Tannis, directeur du Centre d'études à l'étranger et des étudiants internationaux, a quant à lui reçu sa maîtrise en Éducation l'année dernière.

Plusieurs changements d'effectifs ont eu lieu à l'Université de Regina cette année. John Smith est le nouveau vice-président adjoint, Affaires étudiantes; Angelique Saweczko est la nouvelle directrice, Services d'inscription; et John Metcalfe est le nouveau registraire. La directrice des Bourses d'études et de l'Aide financière (SAFA), Betty St. Onge, a pris sa retraite le 1^er novembre 2010. La nouvelle directrice est Donnell Schoenhofen qui est entrée au service de la SAFA en novembre 2010. Richard Kleer a été nommé doyen de la Faculté des arts.

Au cours des dernières années, le SIAST se dirigeait vers la mise en place d'un évaluateur interne de documents internationaux. Maxine Reimer occupe ce nouveau poste à temps plein au SIAST.

L'ancienne présidente et vice-chancelière de l'UCN, la D^re Denise K. Henning, assume maintenant la présidence du Northwest Community College à Terrace, en Colombie-Britannique. Glenn Feltham, ancien doyen de la Asper School of Business de l'Université du Manitoba a commencé son mandat à titre de président de l'Institut de technologie du Nord de l'Alberta (NAIT). Greg Coates a été nommé registraire par intérim à l'Université de Brandon, à la suite du départ de Larry VanBeek.

Le doyen sortant et vice-président, Affaires universitaires, de l'Université de Calgary, le D^r Alan Harrison, a été nommé doyen et directeur adjoint (affaires universitaires) à l'Université Queen's. Il entrera en fonction à Queen's le 1^er août. Le D^r Harrison était doyen de l'Université de Calgary et directeur adjoint (affaires universitaires) depuis juillet 2006.

Après cinq ans de succès à l'Université MacEwan et plus de 30 ans d'expérience au sein du système d'éducation postsecondaire en Alberta (dans cinq institutions dont, à part MacEwan, deux universités, un collège communautaire et une école de soins infirmiers), Joan Fraser prend sa retraite en juin 2011. Vu ses nombreuses années d'expérience, il est approprié qu'elle termine sa longue carrière avec le poste de première registraire à l'Université MacEwan. Dans ses fonctions de registrariat, M^me Fraser a contribué largement à la profession par son travail au WARUCC à titre de présidente, vice-présidente, présidente sortante, rédactrice en chef du bulletin et coordonnatrice des conférences. Elle a également assumé les fonctions de représentante de l'Ouest à l'ARUCC. Les amis et collègues de M^me Fraser à MacEwan et au pays lui souhaitent une joyeuse et paisible retraite, sans ERP. Note finale : Joan Fraser : A+ Retraite avec la mention très bien.

Leslie Lavers fait ses adieux à l'Université de Lethbridge! Après plus de 31 ans de service à l'Université de Lethbridge, dont 21 ans au Bureau du registraire et les neuf dernières années à titre de vice-présidente adjointe (Services aux étudiants) et de registraire, Leslie Lavers a décidé de prendre sa retraire le 30 juin 2011. La carrière de M^me Lavers a été couronnée de plusieurs succès. Elle a créé le Bureau des conseils pédagogiques aux étudiants autochtones et a joué un rôle crucial dans la création du groupe d'appui aux Premières nations. En 2005, M^me Lavers a reçu l'empreinte honorifique d'un nom de Pieds-Noirs de l'association des étudiants amérindiens de l'Université de Lethbridge. Le nom de « Femme oiseau bleu » lui a été décerné parce qu'elle « vole haut pour avoir une perspective d'ensemble et qu'elle vole bas pour s'occuper des menus détails ». Aucune autre description de M^me Lavers ne serait aussi juste. Elle est admirée et respectée de son personnel au Bureau du registraire et aux Services aux étudiants et par ses collègues dans la communautaire universitaire. Elle nous manquera énormément et nous lui souhaitons tout le succès qu'elle mérite dans ses nouvelles aventures. Elle nous manquera davantage lors de la prochaine ronde de rencontres sur les programmes d'études à l'automne.

UA/AU Affaires universitaires

La source de confiance en matière de nouvelles pour les universités canadiennes a lancé son numéro d'avril en ligne. Parmi les articles de fond, citons :

• Le luxe de la nouvelle (comment la vie en résidence sur les campus canadiens a changé)
• Les recteurs veulent exercer une surveillance accrue du sport interuniversitaire (À la suite des décisions pénibles des dernières années, une proposition de modification de la gouvernance de SIC voit le jour)
• Vent de changement en Ontario (Le COQES veut faire bouger les choses dans le secteur de l'éducation postsecondaire au Canada)
• Suivez la carrière de vos collègues dans la section « Nominations »
• et bien davantage!

www.affairesuniversitaires.ca/

L'utilisation de DocAlert-L est-elle légale en vertu de la loi canadienne sur la protection des renseignements personnels?

Soumis par : Mike V. Sekulic Président sortant de l'ARUCC Université de Calgary

L'ancien comité exécutif de l'ARUCC a commandé une opinion juridique sur l'utilisation par l'association et ses membres des services DocAlert-L fournis par l'ARUCC. L'opinion de 37 pages explore les questions juridiques et de responsabilité en vertu des lois provinciales et fédérales en matière de protection des renseignements personnels.

L'ARUCC est un organisme fédéral à but non lucratif non constitué en société. Les organisations à but non lucratif peuvent s'engager dans des activités commerciales. Toutefois, étant donné que les DocAlerts n'ont pas ce « caractère commercial », l'activité n'est pas assujettie à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE). Du même coup, et par mesure de prudence, l'opinion suggère qu'il est préférable pour un organisme à but non lucratif d'être très prudent dans la collecte, l'utilisation et la divulgation de renseignements personnels.

DocAlert-L est un service de base non commercial de l'ARUCC afin de poursuivre sa mission éducative envers ses membres. Le comité exécutif de l'ARUCC a fait des recommandations au sujet de l'utilisation de DocAlert-L et les membres qui utilisent DocAlert devraient se refamiliariser avec les lignes directrices suivantes : www.arucc.ca/docalertguidef.htm

L'opinion juridique approuve et complète ces recommandations. Avant de partager des renseignements sur une personne par le biais de DocAlert-L, l'institution qui partage les renseignements doit s'assurer que plusieurs choses se sont produites.

Premièrement, le processus de demande d'admission devrait souligner au candidat que la fausse représentation sur la demande d'admission peut entraîner la communication de renseignements à d'autres institutions postsecondaires. Le consentement doit être fourni en signant ou en acheminant la demande d'admission.

Deuxièmement, si l'institution remet en question l'authenticité d'un document d'une personne, cet individu doit être informé que l'authenticité est remise en question et que d'autres institutions seront informées de ce fait.

Troisièmement, l'opinion stipule qu'il est de la responsabilité de chaque institution membre d'utiliser les renseignements aux fins pour lesquelles ils sont transmis. Elle va plus loin en mentionnant que chaque membre devrait avoir une politique claire sur l'utilisation, la transmission et la conservation/destruction des renseignements obtenus par l'entremise de DocAlert-L. Veuillez prendre note que l'ARUCC ne conserve pas de copie des DocAlerts transmis.

Selon cette étude, l'ARUCC peut offrir le service DocAlert et les membres peuvent continuer à utiliser ce service. Par contre, cette activité comporte à la fois des risques et des responsabilités pour l'ARUCC et ses institutions membres. La plus grande partie de ce risque et de ces responsabilités incombe aux membres. Nous voulions vous communiquer les conclusions, mais chaque institution doit décider pour elle-même, après avoir pris en considération tous les facteurs, si elle peut et devrait participer à DocAlert-L.

Les prix d'éducation internationale BCCIE 2011

Afin de reconnaître et de célébrer l'excellence dans le domaine de l'éducation internationale dans la province, le BC Council for International Education (BCCIE) a lancé son deuxième programme annuel de remise de Prix d'éducation internationale BCCIE. La liste des candidats retenus sera publiée en avril.

En vue de fournir le maximum de visibilité aux candidats et aux récipiendaires, tous les récipiendaires seront annoncés lors d'un banquet de remise des prix, la soirée du lundi 30 mai 2011, au restaurant Bridges sur l'île Granville à Vancouver, qui précédera immédiatement la conférence NAFSA à Vancouver.

Les prix seront remis dans les catégories suivantes :

• Prix de leadership émérite en éducation internationale
• Prix de service émérite en éducation internationale
• Prix d'innovation en marketing international
• Prix de l'étoile montante en éducation internationale
• Prix du programme exceptionnel en éducation internationale (nouveau)

www.bccie.bc.ca/educators/awards

Modèle de Confirmation de l'inscription

Alors que les nouveaux étudiants acceptent nos offres d'admission et que les étudiants qui sont de retour se préparent à s'inscrire au semestre du printemps, les bureaux de registrariat reçoivent de plus en plus de formulaires de Confirmation de l'inscription.

Nous rappelons aux membres que le formulaire de Confirmation de l'inscription, accessible sur le site Web de l'ARUCC (www.arucc.ca/resp.htm) a été approuvé en juin 2006 par les membres du groupe consultatif sur le régime enregistré d'épargne-études.

Le formulaire peut servir aux collèges et universités du Canada lorsqu'ils doivent fournir à leurs étudiants les renseignements nécessaires à la confirmation de l'inscription en vertu de l'entente des REEE.