Rapport final de l’exécutif de l’ARUCC : Conférence ARUCC 2008

Du 25 au 28 juin 2008, The Westin Nova Scotia (Halifax)

Le produit
Lorsque le temps, l’emplacement, les présentateurs, les participants et les finances coopèrent, le succès est garanti. L’ARUCC 2008 a débuté le 25 juin par un atelier préconférence qui a surpassé les estimations budgétaires de 120 % La préconférence et la réception d’ouverture ont donné le ton pour une conférence informative dynamique.
Le personnel de planification des événements de l’hôtel Westin a préparé les lieux comme prévu et était disponible pour répondre aux besoins tout au long de la conférence. Quand il a fallu ajuster le nombre de couverts à la dernière minute et quand les associations régionales ont nécessité des services de restauration pour leurs réceptions, les demandes ont été comblées à la satisfaction de tous. Le comité de planification estime que le charme de l’hôtel et l’empressement de son personnel de planification des événements ont considérablement contribué au succès de la conférence.
Nombre d’inscriptions à la conférence:

1. Inscriptions complètes        230

2. Inscriptions d’une journée         21

Pour ce qui est du programme, toutes les séances ont été présentées conformément à l’horaire de la conférence; ce que le comité de planification considère exceptionnel, étant donné nos expériences individuelles d’annulation et de modification de séances de conférence.
Vous trouverez ci-joint l’exposé budgétaire final avec les détails sur les revenus et les dépenses de la conférence. Les montants du budget sont comparés aux prévisions budgétaires initiales pour la conférence.
AL’ARUCC 2008 a généré un « profit » de 31 316,69 $. Le comité de planification avait budgété un seuil de rentabilité d’environ 200 inscriptions. Vu le nombre effectif d’inscriptions, plusieurs postes budgétaires ont excédé les prévisions.

1. Nombre d’inscriptions (particulièrement les inscriptions tardives)

2. Nombre de convives au dîner de homards

3. Dans le programme final, une pause a été éliminée de l’horaire.

Le nombre de chambres réservées au Westin a surpassé toutes les attentes (600 chambres ont été occupées) et réduit les frais de location potentiels de chambre de 75 pour cent (8 000 $ réduit à 2 000 $).
La plupart des autres dépenses sont restées dans les limites du budget et plusieurs étaient moins élevées que prévu, grâce en grande partie aux contributions des membres du comité de planification et de leurs institutions..

Les planificateurs
En qualité de présidente du comité de planification d’ARUCC 2008, je tiens à souligner les contributions considérables de chacun des membres du comité et de leurs institutions. Le temps que les membres du comité ont accordé à la planification et les contributions « en nature » de chacune des institutions ont directement contribué aux résultats financiers de la conférence.  

Asa Kachan, Dalhousie University
Asa a gracieusement été l’hôte de nos réunions de 8 h et fourni la caféine pour amorcer les discussions. Asa a présidé le groupe de planification du programme ARUCC 2008. Nous devons la qualité du programme de la conférence à ses relations avec ses collèges de tout le pays et à ses suggestions de conférenciers principaux. Tout au long de la conférence, les participants ont souligné la pertinence des présentations et des séances individuelles.
Asa et la Dalhousie University ont offert du personnel pour le bureau des inscriptions, du matériel pour les sacs de conférence, et se sont chargés du design et du coût des trousses, et des frais d’impression du programme de la conférence.

Patrick Donahoe, Nova Scotia Community College
Patrick a joué un rôle important dans la planification des besoins de restauration de la conférence et l’organisation de la réception au musée maritime. Patrick et le NSCC ont offert du personnel pour le bureau des inscriptions, se sont chargés du design et des frais d’impression du papier à en-tête de la conférence et ont apporté de superbes bouquets de fleurs pour le bureau des inscriptions.

Greg Ferguson and Paul Dixon, Saint Mary’s University
Durant la phase initiale de planification de la conférence, Greg a négocié les arrangements avec Saint Mary’s University pour fournir les services de comptabilité nécessaires. Saint Mary’s a tenu les livres d’ARUCC 2008, reçu l’argent et émis les chèques pour payer les dépenses de la conférence.
Paul s’est chargé des négociations avec les commanditaires et les exposants, des arrangements pour les espaces des exposants et de la production des étiquettes-noms pour les participants. Nancy Redmond, l’assistante de Paul, a géré le processus d’inscription à la conférence. Le comité de planification était particulièrement reconnaissant envers Nancy pour sa gestion du processus d’inscription. Elle a systématiquement fait le compte des participants et tenu le comité au courant des détails sur les participants, de leurs restrictions alimentaires, du paiement des frais et des demandes de remboursement.

Laurelle Levert, Nova Scotia College of Art and Design
Laurelle a participé avec enthousiasme à toutes les discussions sur la conférence. Elle s’est chargée des macarons du NSCAD pour les trousses de conférence, a obtenu les chevalets requis pour la conférence, a fourni du personnel pour le bureau des inscriptions et géré la tournée gastronomique durant la conférence.

Brigitte MacInnes, Mount Saint Vincent University
Brigitte s’est jointe à notre groupe dès son arrivée à la MSVU. Elle a fourni du personnel pour la conception graphique et la mise en page du programme de la conférence, pour le bureau des inscriptions et tout au long de la conférence. Ella nous a aussi présenté Sara MacInnes qui a traduit les documents de la conférence.

Rosemary Jotcham, Acadia University
À titre de représentante de l’Atlantique de l’exécutif de l’ARUCC, Rosemary a participé à nos réunions lorsque cela était possible et a tenu le comité de planification au courant des demandes et commentaires de l’exécutif.

David Hinton, President of ARUCC
En tant que président de l’ARUCC, David a participé à nos discussions quand il le pouvait et assuré la liaison avec l’exécutif de l’ARUCC sur toutes les questions soulevées. David était très encouragé par le travail et les progrès du comité de planification.
David a demandé à Gil Vautour (Université du Nouveau-Brunswick) de répondre à nos besoins Internet et Gil est devenu un membre virtuel de notre groupe de planification. Il a créé, maintenu et actualisé un site Web convivial, précis et accueillant afin d’inciter les membres à s’informer sur la conférence.

Le processus
Le processus de planification d’ARUCC 2008 a débuté en juin 2006 par une réunion d’introduction pour discuter des dates de la conférence et développer un thème. Des discussions initiales, le comité de planification a fait ressortir les principaux éléments de la trousse de conférence et travaillé pendant deux ans dans le but de présenter une conférence informative et mémorable.
Le comité d’ARUCC 2008 a développé des programmes spécifiques et respecté des échéanciers précis en vue de planifier et de fournir les principaux éléments de la trousse de conférence. Le comité n’avait pas de « plateforme de lancement » pour l’aider à planifier la conférence. Ce qui s’est avéré un désavantage dans les premières phases de nos progrès, alors que nous tentions de déterminer les éléments critiques et les échéanciers pour la planification. Nous avons donc défini ces paramètres de façon à créer un manuel de planification de conférence. Le manuel décrit les principaux éléments du processus de planification et inclut les documents utilisés dans la préparation de la conférence. Le comité a créé ce document comme registre de sa planification et document de référence pour les comités de planification des prochaines conférences de l’ARUCC. Le manuel ne réplique pas les documents du site Web de la conférence. Le site Web sera archivé et disponible pour les prochains comités de planification.
Pour conclure, je tiens à souligner, au nom des membres du comité de planification, que nous avons tous apprécié l’occasion de planifier et de présenter l’ARUCC 2008. Ce fut une expérience très enrichissante et d’après les commentaires, tout le monde s’y est bien amusé.

Cordialement,

J. Lynne Theriault
Coordonnatrice de la Conférence ARUCC 2008
Le 8 février 2009