This full day interactive workshop will be anchored within the postsecondary sector and specifically, roles pertaining to SEM. It will be shaped around the themes of leadership and personal efficacy. From a sector perspective, there are growing opportunities emerging in the admissions and registrarial field due to various institutional and collegial transitions. Recent research on the current state of registrarial and admissions positions in the student success fieldwill be shared with participants to provide context and a roadmap to help those interested in advancing their career. A review of the evolution of the roles in the industry will be provided along with information on the types of professional organizations and training available.

From a leadership vantage point, it is critically important that people understand the type of leader they are, the kind of alternate leadership styles that exist and what they might consider refining as they build their own personal path in the context of today's Canadian postsecondary industry. Participants will have an opportunity in the workshop to explore leadership paradigms and engage in practical exercises. Further, they will be exposed to the array of self-assessment tools available for them and their teams.

Given the importance of mentorship to our members, this workshop is open to both those new to the industry and long serving members.

Participants will leave the workshop having gained the following:

• a refreshed perspective on their own personal leadership style
• current research on the state of leadership roles in the postsecondary sector in Canada
• an overview of paradigms and resources available to those interested in advancing their careers in our profession
• a sampling of professional opportunities, educational programs and self-assessment tools to consider for future professional development

Kathleen Massey holds a Master of Arts in Leadership, is the executive director of enrolment and university registrar at McGill University and is an associate of SEM Works. She is a Director on the Pan-Canadian Consortium on Admission and Transfer, a former President of ARUCC, and holds memberships in a number ofprofessional organizations. She has held senior roles at four universities and colleges across Canada and is well versed in leading large teams and major change initiatives in complex bureaucracies.

Joanne Duklas holds an MBA, is a former assistant vice president and registrar, and has held executive positions in provincial and national boards and associations across Canada. She is a regularly invited speaker at provincial, national and international conferences and a researcher of best practice standards relevant to the field. An author of national and provincial research studies, she iscurrently a postsecondary sector consultant, working on a number of major, system-wide initiatives including the current PCCAT-ARUCC National Project.

Bilingual / bilingue
Credential evaluation for undergraduate and graduate admission: Selected Countries in the Maghreb and Middle East/ Évaluation des titres de compétence pour l’admission au 1e cycle et aux cycles supérieurs : Pays choisis au Maghreb et au Moyen-Orient
Kim Bartlett, Director of Admissions (Undergraduate and Graduate), McGill University 
Laurens Verkade, Senior Graduate Admissions Specialist, McGill University

Learning Outcome: Further undergrad and graduate  internationaladmissions expertise.
Experience Level: All levels welcome

Laurens Verkade is the Senior Graduate Admissions Specialist at McGill University. Having studied in Classics at the University, he began working at McGill in 1979, managing  student records and lecturing on network technologies for the School of Continuing Studies. Moving to the area of Graduate Studies in 2002, he took on the role of Admissions Manager, combined with international recruitment, including 4 visits to Saudi Arabia.  Currently Senior Graduate Admissions Specialist with Enrolment Services, Larry¹s knowledge of admissions recently saw him serve an 18-month secondment to McGill's graduate application project (uApply).
Past Presentations: CREPUQ, ARUCC 2012, NAGAP 2012, AUCC

Kim Bartlett is the Director of Admissions (Undergraduate and Graduate) at McGill University.  With an MA in Educational Policy Studies (McGill, 1984), she worked in Ontario and Quebec as a consultant to AUCC, CBIE, CIDA & DFAIT.  In 1990, she returned to McGill to manage Graduate Fellowships, in 1996 moved into undergraduate Admission and Recruitment and in 2007, became Director. In 2012, her McGill portfolio expanded to include graduate, as well as undergraduate admissions. Kim has recruited students worldwide.
Past Presentations: OACAC, CIS, IBNA, CBIE.

Canada (particularly the Province of Quebec) offers an attractive variety of university options for students from the Maghreb (including Algeria, Tunisia, Morocco, Libya), as well as Lebanon and Saudi Arabia. Many universities look to extend their recruitment activities in these regions.

Based on our experiences and research, this bilingual workshop will:
a) Cover secondary & post-secondary education structures, grading scales & credentials for countries listed:
b) Look at some of the most common causes for inadmissibility and discuss how could be avoided;
c) Provide some pointers on fraudulent document detection.

Participants will be encouraged to share their admission experiences and pose questions pertaining to applications from these countries. To lighten the heavy academic content, the two presenters promise participants some interesting stories of students from these regions as well as travels in the regions.

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Le Canada (en particulier la province de Québec) offre une diversité attrayante de choix d’universités pour les étudiants du Maghreb (incluant l’Algérie, la Tunisie, le Maroc, la Lybie), ainsi que le Liban et l’Arabie Saoudite. Plusieurs universités cherchent à élargir leurs activités de recrutement dans ces régions.
Basé sur nos expériences et nos recherches, cet atelier bilingue :
1. Couvrira les structures de l’enseignement secondaire et postsecondaire, son système de notation et ses titres de compétences pour les pays listés,  
2. Examinera quelques-unes des raisons les plus courantes d’inadmissibilité et on discutera comment cela peut être évité,  
3. Fournira quelques indicateurs sur la détection des documents frauduleux.

Language Test Scores in University Admissions
Beverly Baker, McGill University

This interactive workshop will answer some of your questions about the most common standardized language tests used for university admissions purposes, including their similarities and differences and what information they can (and can’t) provide. It will also answer your questions about such issues as the following: Test security and fraud—Can these language tests be trusted? What these tests are measuring—do high scores predict success at university? What does students’ language actually look like at the different levels of proficiency? You will have hands-on tasks to do, and will leave this workshop feeling more knowledgeable about your use of these test scores in your work. This workshop has been prepared in response to issues and questions have arisen during a survey of university decision makers from across Canada, regarding language tests for admissions. We hope that you will provide feedback on these workshops and based on your feedback, we will produce additional informational documents that will be shared with admissions decision-makers across the country.

Who is running the workshop? The Language Assessment Literacy Research team is a university research team funded by the Social Sciences and Humanities Research Council of Canada (SSHRC). We come from the areas of language assessment and educational research. Our primary objective is to bridge the divide between experts in language assessment and the decision makers who need to make use of language assessment scores. We are not affiliated with any commercial language test, and we are not selling or otherwise promoting the use of any test.

The Principal Investigator and Workshop Facilitator: Beverly A. Baker, PhD, works in the Department of Integrated Studies in Education at McGill University. She is an applied linguist and language assessment specialist, and has been involved with several large-scale language assessment development projects. She consults with the Québec Government’s Ministère d’éducation, du loisir et du sport (MELS) and regularly gives workshops on assessment issues to teachers and professionals. Her research interests include language assessment for professional and academic purposes and high-stakes “gatekeeping” language assessment.

More information about this research project can be found at the link below:
http://www.mcgill.ca/dise/research/facultyresearchprojects/language

Chantal Hébert apporte à la discussion sur l’actualité un point de vue tout à fait distinct – celui d'une francophone vivant au Canada anglais. Parfaitement bilingue, Mme Hébert est déménagée du Québec à Toronto dans sa jeunesse. À l’époque, elle ne parlait pas anglais et a découvert les défis de vivre dans un pays ayant deux langues officielles – une relation au cœur de l'histoire canadienne qui continue d’influencer la vie politique et les politiques gouvernementales. Chantal Hébert est journaliste d’affaires publiques au Toronto Star et participe toutes les semaines comme analyste politique à la section Issue du journal télévisé The National sur CBC, ainsi qu’à l’émission Les Coulisses du pouvoir sur Radio-Canada. Elle est chroniqueuse invitée pour Le Devoir et L’Actualité.

Mme Hébert a commencé sa carrière à Toronto comme reporter dans la salle des nouvelles régionale de Radio-Canada en 1975 avant de déménager sur la Colline parlementaire à la radio de Radio-Canada. Elle a travaillé comme chef du bureau parlementaire pour Le Devoir et La Presse. Elle est diplômée du collège Glendon, de l’Université York. Mme Hébert est membre agréée du Collège Massey de l’Université de Toronto et récipiendaire de deux media fellowships de l’Asie-Pacifique (Malaisie et Japon).

Elle a remporté le prix de l'Association professionnelle des cadres supérieurs de la fonction publique du Canada (APEX) en 2005. En 2006, elle a reçu le prix Hy Solomon pour l’excellence journalistique en matière de politiques publiques, ainsi que la récompense suprême de l’Université York, le prix Bryden Alumni. Elle est l’auteure d’un livre de 2007 intitulé French Kiss : le rendez-vous de Stephen Harper avec le Québec. En 2012, elle est nommée membre de l’Ordre du Canada. Mme Hébert, qui est l’une des plus éminentes commentatrices du Canada, possède des connaissances directes de la dynamique sous-jacente à de nombreuses décisions prises et politiques adoptées sur la Colline parlementaire.

Dans un contexte de restriction budgétaire, les Universités sont-elles condamnées à faire plus avec moins? À l’Université de Sherbrooke, nous avons choisi de miser sur la collaboration pour mieux servir les étudiants. Dans cette présentation, vous apprendrez comment des pratiques de gestion collaboratives couplées à une méthode d’analyse rigoureuse ont cassé le travail en silos et mobilisé le personnel pour faciliter les démarches de la rentrée des nouveaux étudiants internationaux. Nous présenterons les différentes étapes de ce projet d’amélioration des processus né de la collaboration entre le personnel du Bureau de la registraire et celui de l’Agence des relations internationales. Vous constaterez la rigueur de la démarche et l’importance de l’engagement du personnel-terrain. Nous expliquerons comment le contexte et les mouvements de personnel ont créé un « momentum » favorable et dressera le bilan de cette amélioration « Phase 1 ». En conclusion, nous partagerons avec vous notre réflexion sur les conditions gagnantes à mettre en place pour une collaboration interservices fructueuse et nos actions pour une amélioration « Phase 2 ».

Bilingual / bilingue
A4 – Graduate Admissions at McGill: Then and Now / Admissions aux cycles supérieurs à McGill : avant et maintenant / Admissions aux cycles supérieurs à McGill : avant et maintenant 
Laurens Verkade and Mark Quinsey, McGill University

McGill has put into production a paperless graduate admissions system: uApply replaces a host of paper-driven practices and will greatly improve the speed and effectiveness of the highly decentralized graduate admissions process. We will quickly review uApply and some of its features; then highlight differences from previous processes, look at change management, explore best practices and examine innovations and improvements to client (applicant) service, and communications (with and between applicants and academic units).
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• Defining retention and student experience
• The business case for improving the student experience
• Identifying your school’s challenges and assigning measurement criteria
• Setting up a student experience management structure
• Measuring results against your strategic plan
• Reporting results

E4 – Comment bâtir un site Web qui répond aux besoins des étudiants d’aujourd’hui
Marc-Olivier Ouellet, Université de Montréal

L’an dernier, lorsque le logiciel Peoplesoft a été déployé sur tout le campus, l'Université de Montréal a dû changer complètement sa façon de traiter les admissions et revoir la promotion de ses programmes d’études sur son site Web.  Dans le cadre de ce changement majeur, l'équipe de recrutement a beaucoup appris sur les dernières tendances Web.  Dans cette session, vous apprendrez comment l'université a adopté une approche novatrice pour la refonte de son site qui répond aux besoins des internautes tout en établissant des bases solides pour les développements futurs, sans recours à des systèmes propriétaires et CRM.

Cette session présentera des fonctionnalités empruntées à des sites de commerce en ligne et comment elles peuvent être transposées à un site d’institution universitaire.  Nous explorerons les différentes caractéristiques et les tendances qui peuvent être utilisés sur les sites Web des universités, tels que la comparaison de programmes, la recherche par facette, la connexion par réseaux sociaux et plus.  Cette session détaillera le processus qui a été mis en place à l’UdeM pour réaliser son projet Web, de sa définition initiale, à l’organisation de groupes de discussion, au prototypage, au développement et à la mise en ligne.  Enfin, nous verrons comment ces innovations ont été introduites à la communauté afin de minimiser la résistance au changement.  Nous allons fournir des exemples d'approches positives qui ont été utilisés pour gérer ce changement dans l'organisation.

La mise en place d'un système de  reconnaissance des acquis et des compétences (RAC) a  une influence  certaine sur l'accessibilité aux études postsecondaires et accroît la  réussite étudiante. L'analyse de données statistiques sur la  reconnaissance des acquis faite par la  Direction de la recherche institutionnelle de l'Université du Québec (UQ) a démontré que le taux de diplomation des  étudiants au baccalauréat augmente en fonction du nombre de crédits  reconnus par l'université et que cette tendance est la même pour les études à la maîtrise. Il importe cependant de reconnaître de façon  juste, équitable et rigoureuse les acquis d'une personne. Et lorsqu'il s'agit de l'accessibilité et de la réussite d'étudiants adultes, il est impératif d'être en mesure d'assurer et d'accroître l'offre de  services pour reconnaître les acquis extrascolaires. Pour favoriser une  culture commune en matière de RAC et pour assurer des processus  équitables, l'Université du Québec à  Trois-Rivières (UQTR) a mené  un projet pilote d'implantation d'un formulaire portfolio électronique. 
Ce projet consiste à  favoriser l'harmonisation des processus et des  procédures en reconnaissance des acquis. La mise en place de ce système vise à  améliorer la qualité des services offerts aux  étudiants, à  favoriser l'accessibilité à  la reconnaissance des acquis ainsi qu'à  améliorer les processus d'analyse et de validation  des acquis. Cette présentation vous exposera le formulaire portfolio électronique, ce système informatique permet : 

• à  l'étudiant de  compléter en ligne une demande de reconnaissance de ses acquis scolaires, extrascolaires et de l'expérience;
• aux différents  intervenants d'y consigner le résultat du traitement de chaque demande de l'étudiant;
• au niveau administratif, de garder trace des  décisions rendues, de disposer de données pour générer des rapports, des répertoires et des analyses et de soutenir la recherche  institutionnelle.

Tiré du document: Université du Québec, Projet pilote pour une plateforme de reconnaissance des acquis et des compétences à  l'Université du Québec, novembre 2013, p. 1-2-3.

Breakfast / déjeuner

Nouveau cette année, les séances de tables rondes suivantes se tiendront pendant le (petit) déjeuner. Il n’est pas nécessaire de s’inscrire à l’avance. L’endroit des tables rondes à l’intérieur de la salle du déjeuner sera identifié au bureau des inscriptions et à l’entrée de la salle du déjeuner. Les animateurs et les sujets sont listés ci-dessous. Vous être invités à vous joinder à la séance qui vous intéresse à l’endroit désigné. L’espace sera limité pour des petits groupes de discussion, sur la base du premier arrivé, premier servi.

1) Une date limite commune pour accepter les offres d’admission des étudiants de 1er cycle dans les universités canadiennes – dirigé par Andrew Arida, Registraire adjoint, admissions des étudiants de 1er cycle, UBC, et Nancy Cromarty, Directrice des services aux étudiants, West Point Grey Academy in Vancouver

2) Réseautage éclair : rencontrez des collègues de partout au Canada et développez votre réseau – dirigé par Stephanie Rose, Université de Toronto

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New this year, the following roundtable sessions will be held during breakfast. No advanced registration is necessary. Roundtable locations within the breakfast room will be identified at the registration desk and entrance to the breakfast room. Facilitators and topics are listed below.  You are invited to join the session that interests you at the appointed location. Space will be limited to small discussion groups on a first-come, first-served basis.

1)  A Unified Deadline for Accepting Offers of Undergraduate Admission to Canadian Universities – Led by Andrew Arida, Associate Registrar, Undergraduate Admissions, UBC, and Nancy Cromarty, Director of Student Services, West Point Grey Academy in Vancouver

2)  Speed Networking: Meet colleagues from across Canada and develop your network – Led by Stephanie Rose, University of Toronto

Se fondant sur les résultats d’une étude de recherche multi-institutionnelle soutenue par l’ARUCC et comprenant onze établissements anglophones et francophones répartis dans quatre provinces, cette présentation donnera les détails sur la façon dont le corps professoral et le personnel découvrent les programmes et les services disponibles dans leur établissement  pour soutenir la réussite des étudiants. La présentation décrira également les types de partenariats dans lesquelles les enseignants et le personnel se sont engagées au cours de la dernière année et comment il se sentent encouragés (ou découragés) dans cette démarche. Les participants seront invités à réfléchir à ces résultats à la lumière de la situation dans propre établissement et pour conclure, des recommandations seront faites sur la façon de développer et de gérer des collaborations et des partenariats intra-institutionnels dont l’objectif est le soutien à la réussite des étudiants.

Tricia Seifert est professeure adjointe au département de Leadership, enseignement supérieur et éducation des adultes à l’Institut  d’études pédagogiques de l’Ontario à l’Université de Toronto. Elle est la chercheuse principale sur le projet de recherche « Soutenir la réussite des étudiants », qui étudie les perceptions chez des groupes de parties prenantes (étudiants, personnel, professeurs et cadres supérieurs), concernant la manière dont leur établissement soutient la réussite des étudiants aux niveaux organisationnel et culturel. En 2012, Mme Seifert a reçu une Bourse de nouveau chercheur du ministère du Développement économique et de l’Innovation de l’Ontario pour le projet « Soutenir la réussite des étudiants », qui a également reçu du financement de l’Association des registraires des universités et collèges du Canada, du Conseil de recherche en sciences humaines, du Conseil ontarien de la qualité de l’enseignement supérieur et du programme Connaught de nouveau chercheur de l’Université de Toronto.

Mme Seifert a obtenu un baccalauréat en sociologie et sciences politiques avec mention de l’Université Wesleyan de l’Illinois, une maîtrise du Collège d’administration de services aux étudiants de l’Université d’État de l’Oregon et son doctorat en administration et recherche en affaires étudiantes de l’Université de l’Iowa. En 2010, elle a été nommée « Emerging Scholar » par l’American College Personnel Association.